会議の質向上を図る挑戦：ビジネスパーソンが求める新たなコミュニケーション手法とは

会議の質向上を図る挑戦

ビジネスパーソンにとって、会議は重要なコミュニケーションの場ですが、実際には「ムダ」と感じることも多いようです。株式会社ヌーラボが行った調査によると、約6割のビジネスパーソンが「ムダだと感じる会議がある」と回答しており、その理由として「結論が出ず堂々巡りになる」という意見が最も多く寄せられました。

調査結果の概要

調査対象は20歳から59歳までのビジネスパーソン600人で、主に会議の生産性と図の活用実態について掘り下げられました。最も多かった理由は「結論が出ない」こと（58.2%）で、続いて「決まったことが後日覆る」（40.4%）や「参加者の役割が曖昧なまま終わる」（31.5%）といった内容が報告されています。これらは時間の浪費にとどまらず、チーム全体の信頼やモチベーションに悪影響を及ぼす可能性がある深刻な問題と言えます。

会議の工夫とその効果

ムダ会議を減らす努力が求められる中、多くのビジネスパーソンはさまざまな工夫を行っています。その中でも、特記すべきは「図」を用いたコミュニケーションの重要性が挙げられています。調査によると、6割以上（65.5%）の回答者が「会議で図があると助かった」と感じており、その理由として「全体像が把握しやすくなった」（62.1%）や「参加者の誤解やズレが減少した」（44.7%）という意見が多くありました。また、「認識がそろった」という意見も32.4%で、図を使うことが議論の「見える化」に寄与していることがわかります。

言葉だけではつかみにくい情報を視覚的な図にすることで、チーム内の意思共有がしやすくなるのです。このような方法を用いることで、議論がスムーズに進むだけでなく、最終的な意思決定の質も向上すると考えられています。

生成AIと図作成の現状

近年、生成AIを使って図を作成する試みも増えていますが、実際にその経験がある人は全体の2割（20.7%）にとどまっており、その中で8割以上（83.9%）が何らかの“不便さ”を感じているとの結果が得られました。その具体的な不満の声としては、「実際の会議では書き直すことが多かった」（41.1%）や「意図が正しく伝わらなかった」（20.2%）という意見があり、AI作成の図はあくまで“たたき台”として用いられることが多いと認識されています。

より良い意思決定をサポートするCacoo

そこで、ビジネスの現場でのニーズに応えるオンラインホワイトボードツール「Cacoo」が注目されています。Cacooは豊富なテンプレートと直感的な操作性を備えたツールで、チームメンバー全員がリアルタイムに図を描き、共有できるため、議論をスムーズに進めやすくします。このようなツールを活用することで、働く環境やコミュニケーションの質を向上させる新たな可能性が広がります。

結論

調査結果を踏まえても、ムダな会議を減らすためには、会議の質を見直す必要があります。特に、図を通じた意見交換や生成AIの活用は、今後のビジネスシーンにおいてもますます重要な役割を果たすことでしょう。今後、テクノロジーと人の手を組み合わせた新たなコミュニケーションが、効率的で納得感のある意思決定を実現する手助けになることを期待しています。