FAXの注文処理が自動化！生成AIで手入力の負担を軽減する新サービス

送り状作成の自動化で業務効率を向上

ビジネスの現場では、日々の業務の効率化が求められています。特に、物品の発送においては、注文内容や顧客情報の手入力作業が大きな負担となっていることが多く、企業の生産性にも影響を与えています。そんな中、シー・システム株式会社が提供する新しいサービスが注目を集めています。このサービスは、FAXや紙・PDFの注文書から、送り状データを自動的に生成するというものです。

FAXや紙の注文書の課題

近年、多くの企業でオンライン注文が広まりつつありますが、依然としてFAXや紙の注文書を利用している現場も数多く見られます。これにより、受注処理は煩雑な作業が伴い、人的ミスや業務の属人化が問題となっています。現場のスタッフは、FAXで受け取った注文書を元に、顧客情報や商品名をExcelで手入力で転記する作業を行わなければなりません。このプロセスは非常に時間がかかるだけでなく、運送会社ごとに異なるフォーマットに対応する必要もあり、大きな工数がかかることになります。

新しいサービスの提案

このような環境に対応するため、シー・システム株式会社は「送り状データ自動作成支援サービス」を発表しました。このシステムは、AI JIMYのOCR（光学文字認識）機能を用いて、FAXや紙・PDFの注文書から迅速に情報を読み取り、データを自動生成します。どの運送会社にも柔軟に対応できるよう設計されています。

OCRによって読み取られた注文内容は、シー・システムの独自の生成AI技術によって住所の標準化や商品名の統一が行われます。その結果、CSVやExcel形式に出力し、自社のシステムでも簡単に使用できるデータが得られます。また、業務フローに応じたカスタマイズも可能です。

さらなる向上を目指して

今回のサービスの大きな特徴は、商品のサイズや配達先までの距離を基に、最適な運送会社を自動的に選定し、振り分けを行う点です。これにより、担当者が手動で判断することなく、常に最も適切な選択肢が提供されるため、仕事の効率が大幅に向上します。

本サービスの導入により、従来の手作業にかかる時間を大幅に削減できるでしょう。表記の揺れや入力ミスを防ぐための独自技術も導入されており、データの正確性も保証されています。これにより、業務のスピードアップとともに、社内のノウハウが特定の担当者に依存することなく、組織としての知識が蓄積されます。

すでに、複数の企業でこのサービスの導入が進んでおり、その結果、業務の見える化や品質の向上にも寄与しています。今後は、より多くの企業にこの自動化のサービスを展開し、紙業務の効率化を図ることで、ビジネス全体の生産性向上に貢献することが期待されます。