北海道新聞社の経費精算業務デジタル化が実現した新たな業務フロー

経費精算業務のデジタル化

北海道新聞社は、株式会社ニーズウェルの支援を受けて、それまでの紙ベースの経費精算業務をデジタル化しました。このプロジェクトでは、出張・経費管理のクラウドサービスであるSAP® Concur®と、請求書自動登録システムのInvoice PAを導入。これにより、経費の申請、承認、経理処理のプロセスを効率化し、大幅な業務負担の軽減を実現しています。

導入の背景

北海道新聞社は国内有数の新聞発行を専門とする企業で、1,000名を超える従業員が在籍しています。バックオフィス部門が編集や制作、事業運営を支える重要な役割を担っていますが、従来の経費精算業務は手間のかかる紙媒体に依存していました。申請や承認、経理処理にはさまざまな煩雑さがあり、業務負担は現場と経理部門の両者に重くのしかかっていました。特に、伝票の確認や入力ミスの修正など、手作業による工数が問題視されていました。

そこで、同社では業務プロセス全体のデジタル化を目指すこととなり、システム導入による効率化を進めることを決定しました。

経費精算システムの導入を決めた理由

同社の経理部門を担当する平間氏によると、SAP ConcurおよびInvoice PAの導入は、業務負荷を軽減するために必要な機能を提供し、かつ安心して運用できるサポート体制も整っていたことが決め手だったといいます。
従来のシステムでは、入力内容や費目の判別が現場で難航し、経理部門での二重チェックが必要でしたが、導入後はルール設定により確認作業が自動化され、業務負担が大幅に削減されました。また、AI-OCRによる請求書のデータ自動登録により、手入力の手間が大幅に軽減され、特に繁忙期の処理効率が向上しました。さらに、システムの広範な活用を目指し、導入後の定着支援も重要な要素とされました。

導入による効果

システムの導入と同時に、コーポレートカードの利用も開始しました。これにより、庶務部門が担当していた経費伝票作成作業が現場の従業員へと移行し、業務の集中化が解消されました。また、各従業員が直接申請内容を入力できる仕組みが築かれたことで、庶務部門での確認作業が減少し、申請から承認までのリードタイムも短縮されました。これにより、業務全体の効率化が図られています。さらに、大量の紙媒体を手放し、デジタルワークフローが確立されることで以下のような効果が得られました：

- ファイリングおよび保管作業の削減
- 倉庫保管および廃棄作業の削減
- 紙や印刷コストの削減

現場での実感

新システム導入後、申請内容がブラウザ上でいつでも確認できるようになり、承認業務も効率化されました。監査ルールの活用やAI-OCRによる自動入力の仕組みが功を奏し、従業員は無理なく業務を遂行できる環境が整いました。現場からは「申請作業がスムーズになった」との声が上がり、業務の利便性向上が実感されています。

将来の展望

北海道新聞社は経費精算の効率化に留まらず、データ活用による経理業務の高度化を目指しています。今回のシステム導入は、業務データの可視化を実現し、経営判断に貢献する情報提供の基盤を整備する第一歩と位置づけられています。今後もニーズウェルは運用の最適化や機能の深化、継続的な業務改善を通じて、経理業務の進化と企業価値の向上に貢献してまいります。