AIを活用した社内問い合わせ業務の自動化ガイドを無料配布開始

AIで業務を自動化する実践的なガイド

ユースフル株式会社が提供する「【初期導入編】AIワークフローで業務プロセスが一変する！問い合わせ業務かんたん自動化ガイド」は、生成AIおよびPower Automateを活用し、社内の問い合わせ対応を効率化する方法を解説する実践的な資料として登場しました。このガイドは特に、AI技術に興味がありながらも実務での活用方法が分からないという方々を対象にしています。

問い合わせ業務の自動化が必要とされる背景

現在、多くの日本企業では生成AIの導入が試みられていますが、その実際の活用状況は思わしくありません。独立行政法人情報処理推進機構（IPA）の調査によると、生成AIを業務で使用している企業は62.1%と高い数値を示しているものの、実際に業務プロセスに組み込むことができているのはわずか13.1%に過ぎません。

特にバックオフィス領域では、日常的な問い合わせ対応が人間の力量に依存しがちで、下記のような問題が多く見受けられます。

- 担当者によって回答の質やスピードが異なる
- 応対に追われてメイン業務に集中できない
- 応対漏れや返信の遅延が頻発する

生成AIはこのような課題に対して解決策として期待されていますが、実際にどのように業務全体に取り入れるかが難点となり、多くの企業がその活用を手探りで進めています。

本ガイドの特徴と内容

このガイドは特別なITスキルや開発経験を必要とせずに、実務に即した形で生成AIを組み込むためのステップを詳細に説明しています。具体的には、次の三つの視点から解説されています。

1. 日常業務における問い合わせ対応を解説
総務・人事・情報システム部門などでよく発生する問い合わせに特化して、受信から回答の生成、メールの下書き保存までの流れを詳細に示します。

2. ツールの連携による自動化
具体的には、Copilot Studio、AI Builder、Power Automateの連携を通じて、自動化が可能になる手法を紹介しています。専門的なプログラミングやカスタマイズを必要としないため、導入が容易です。

3. 適切な人の関与を前提とした活用法
AIに全てを任せるのではなく、重要な部分は人間による確認を経て進める方式をとることで、誤回答のリスクを軽減し、業務プロセスへの生成AIの定着を促します。

今後の展望

ユースフル株式会社は、このような実務直結の知識を無償で提供する活動を今後も続けていく予定です。法人向けには、各社の実情に合わせた研修や導入支援プログラムも展開し、AIを組み込んだ業務フローの構築を推進していきます。Microsoft 365と生成AIの組み合わせを活用し、すべてのビジネスパーソンがAIを使いこなせる社会の実現を目指しています。