コニカミノルタジャパンが業務効率化を実現した事例：『Re:lation』の活用法

コニカミノルタジャパンが業務効率化を実現した事例

コミュニケーションプラットフォーム『Re:lation』の導入によって、コニカミノルタジャパンは月間1,000通にも及ぶ問い合わせを効率的に管理する体制を築きました。本記事では、その導入背景や活用ポイント、導入後の成果について詳しく掘り下げていきます。

導入の背景

コニカミノルタジャパンでは、ITGサービス企画グループが営業現場からの様々なトラブル対応や相談を行う役割を担っています。しかし、事業の拡大と共にメール件数が増加し、情報の流れが複雑化したことが課題となっていました。このため、関係者が多すぎて責任の所在が曖昧になり、業務の効率が落ちていました。

活用のポイント

同社では、Microsoft Formsを問い合わせの入り口として活用し、そこから『Re:lation』への自動連携を実現しました。具体的な導入プロセスは以下の通りです。

1. 自動振り分けの実現

営業担当者がMicrosoft Forms上で選択した情報に基づいて管理コードが付与され、その後『Re:lation』側でタグ付けと振り分けが即座に実行されます。このプロセスによって手作業での振り分けが減少し、時間的な節約が実現しました。

2. 一画面での完結

チケット化された案件のステータス管理や返信対応が1つの画面で完結することで、従業員は情報の流れを一元的に確認でき、業務がスムーズに進むようになりました。

3. コメント機能の活用

チケットに関連付けられたチャット形式のコメント機能は、メール本文を加工して転送する手間を省き、迅速な社内相談を可能にしました。この機能により、業務の円滑な進行が確保されました。

導入後の成果

『Re:lation』の導入がもたらした成果は大きく、以下の点が評価されています。

1. 心理的安全性の確保

全案件の状況が可視化されたことで、「対応漏れ」や「お見合い状態」に対する不安が解消され、スタッフは本来の業務に集中しやすくなりました。この結果、職場環境の改善にも繋がったと考えられます。

2. スキマ時間の活用

直感的なUIを活用することで、会議の合間などの短い時間でも未対応案件を的確に把握できるようになり、対応スピードが劇的に向上しました。これにより、業務の効率化が一層促進されています。

今後の展望

コニカミノルタジャパンのITGサービス企画グループ副部長、鈴木氏は「今後はAI機能の更なる活用によって、案件の振り分けや定型返信の自動化を進めていく」と語っています。また、自社で培ったノウハウをエンドユーザー向け窓口への展開も視野に入れているとのことです。このように『Re:lation』は単なる業務効率化のツールではなく、新規事業の展開をバックアップするための「武器」としての役割を果たすことが期待されています。

『Re:lation』とは

『Re:lation』は、メールや電話、チャット、SNSといった複数の問い合わせ窓口を一元管理し、チームで情報を共有できるコミュニケーションプラットフォームです。業務の進捗状況を視覚的に把握できるだけでなく、AIを活用した回答支援やタスク管理も行えるため、ビジネスの生産性向上に寄与します。

導入実績は6,000社を超え、業務の標準化や属人化の解消など、企業の成長をサポートする機能が充実しています。