新潟県阿賀野市で実現した請求書のデジタル化の取り組み

新潟県阿賀野市で実現した請求書デジタル化の取り組み

新潟県阿賀野市は、業務の効率化を目的とした取り組みの一環として、株式会社インフォマートが提供する請求書クラウドサービス「BtoBプラットフォーム請求書」を導入しました。このサービスを通じて、年間約2万件の請求書のデジタル化を進めることで、行政運営の効率を大幅に向上させています。

導入の背景

阿賀野市は、地方自治体としての行政業務を円滑に進めるために、デジタル技術の活用を推進しています。これまでは、業務に必要な物品購入や委託業務の請求書を主に郵送や持参で受け取っており、約1,000社の取引先から年間約2万件の紙の請求書が届く状況でした。

このような従来の業務フローでは、請求書の受取、確認、支出命令の発行には多くの時間と手間がかかっており、1件の命令伝票作成に10分もの時間を要することが明らかになっていました。また、紙の請求書はミスや紛失などのリスクも抱えており、保管スペースの問題も深刻化していました。

デジタル化の開始

このような課題に対処するため、阿賀野市は財務会計システムの改革を進め、2023年に「デジタル田園都市国家構想交付金」を活用して「BtoBプラットフォーム請求書」を導入する運びとなりました。デジタル化により、請求書業務はどのように変わったのでしょうか。

導入効果とメリット

1. 処理時間の短縮

「BtoBプラットフォーム請求書」の導入により、支出命令伝票の作成時間が1件あたり10分から2～3分に短縮されました。また、請求書は部門ごとに振り分ける必要がなく、担当者はメールで受領を確認できるため、業務がスムーズに進行します。これに加え、請求書の情報は自動的に財務会計システムに連携されるため、手作業の手間が大幅に削減されました。

2. ペーパーレス化の進展

デジタル化は作業の効率化だけでなく、ペーパーレス化を推進しています。紙による請求書業務が減少したことで、これまで保管していた書類のスペースが削減され、業務生産性が向上しました。さらに、郵送時間も削減され、請求書が早く処理されるようになったことで、支払いまでの期間も短縮されています。

今後の取り組み

阿賀野市は、電子請求書の利用促進に向けて今後も事業者とのコミュニケーションを深め、周知活動に力を入れています。また、今回のシステム導入を足がかりに、さらなるデジタル化を進め、行政の業務全般におけるペーパーレス化を目指します。文書管理システムの刷新も計画しており、電子決裁機能を加えることで、全体的な業務の効率化の道を拓いていく考えです。

この取り組みを通じて、阿賀野市はデジタル化推進の先進事例として全国に広がる可能性を秘めています。地域のデジタル化が進むことで、より健全で効率的な行政運営が期待されます。

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