HRS Japanと三菱UFJニコスが手を組み新たな宿泊費精算システムを提供開始

HRS Japanと三菱UFJニコスが新しい宿泊費精算システムを導入

HRS Japan株式会社と三菱UFJニコス株式会社は、彼らの手によって新たな出張ホテルの精算システム「HRS Pay」を導入しました。このサービスは、特に海外出張を行う企業に向けて設計されたもので、非対面での決済が可能になります。これにより、出張費用の精算がより迅速で効率的になることを目指しています。

「HRS Pay」の概要

HRS Payは、HRSの提供するLaaS（ロッジング・アズ・ア・サービス）の一部であり、企業による海外における宿泊費の決済を簡素化します。このシステムは、バーチャルカードナンバー（VCN）を活用し、出張者が宿泊費を会社のカードで支払うことを可能にします。一連の流れを通じて、社員が個人のカードで立て替えをする必要がなくなるため、煩雑な経費処理の負担も軽減されます。

出張業務のデジタルトランスフォーメーション

新たに導入された「HRS Pay」は、企業の人事、財務、調達部門にとって非常に重要なデータ活用を促進します。予約時のカード情報を迅速に紐づけることで、各部門が求める情報へのアクセスが容易になり、業務の効率化が図られます。さらに、出張業務のフィードバックをリアルタイムで取得し、分析することで、企業としての出張コストを的確に把握し管理することが出来ます。

VAT還付申請の自動化

HRS Payでは、宿泊費用に対するVAT（付加価値税）の還付申請を自動化する機能も提供しています。HRSは出張者が宿泊したホテルから明細書を取得し、データ化します。続いて、企業の出張ポリシーを基にした監査を実施することで、合法的に支出された費用の還付が自動的に行われます。これにより、企業は出張費用の管理をさらに簡略化し、税務上のリスクを軽減できます。

システム展開の背景

今回は、三菱UFJニコスの「パーチェシングカード」システムと、Mastercardの統合経費管理アプリを利用した経費精算ソリューションが導入されます。これにより、LaaSを利用する企業には、親カードに基づいて発行された1回限りの利用が可能なバーチャルカードが付与されます。出張者は、そのカード情報で宿泊予約を行うことができ、必要なデータが自動的に経費精算システムに反映される仕組みです。