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TIS、千代田化工建設にクラウド型経費精算システム「Spendia」を導入

TIS株式会社は、千代田化工建設に対して経営管理サービス群「ACTIONARISE」の一環として新たなクラウド型経費精算システム「Spendia」を導入することを発表しました。「Spendia」は、20年以上の実績を基に、日本の制度や商習慣に合わせて設計された、SaaS型の経費精算サービスです。特に大企業特有の複雑な要件にも応える機能が充実しており、スマートフォンアプリを活用して経費精算を迅速に行うことができるのが特徴です。

経費申請の課題

千代田化工建設は、国内外の多様なプラント建設プロジェクトを手がける総合エンジニアリング企業であり、3,000名以上の従業員が在籍しています。これまで、経費申請および精算業務において各グループ会社が異なるシステムを使用しており、特に紙の領収書に依存していました。このため、毎月経理担当者が紙の領収書と申請内容を照合する作業が、大きな負担となっていました。

統一の必要性

海外出張が多いエンジニアリング業界の特性上、経費精算の効率化が重要な課題となっており、2021年には電子帳簿保存法に対応したクラウドサービスへの統一が決定されました。具体的には、経費のペーパーレス化、スマートフォンからの申請、そしてグループ全体での経費精算ツールの統一を目指して、「Spendia」を導入することになったのです。

「Spendia」の選定理由

千代田化工建設が「Spendia」を選定した理由は多岐にわたります。まず、その自由度の高さや柔軟なカスタマイズ機能が評価されました。特に、複数のプロジェクトに経費を按分できる機能は、多くの社員が異なる案件を兼任している同社にとって大きな利点です。従来は手作業で按分率を計算していたため、「Spendia」の自動按分機能が業務の負担軽減に寄与すると判断されました。

さらに、「Spendia」はユーザーID数に基づいた課金体系を採用している点も高く評価されました。申請件数ではなくユーザー数で料金が決まるため、特に交通費や備品購入の申請が多い同社においては、経済的な側面でも最適な选择と判断されました。

導入の進行

導入当初、千代田化工建設は旅費規定の見直しを控えていたため、まずはグループ内の3社に同時に「Spendia」を展開する計画が立案されました。要件定義では、経理・人事担当者からなる合同チームが結成され、全社共通の要件を整備し、その後、各社独自の規定に合わせた設定が行われました。特に複雑な承認フローが絡むプラント建設プロジェクトにおいては、社内の承認者管理システムと連携するインターフェース開発にも注力しました。

導入後の効果

2024年4月から本格稼働を開始した「Spendia」は、経理業務の負担を大きく軽減しています。従来のように台紙に貼り付けた領収書の目視確認が必要なくなり、スキャンした画像や電子領収書の自動紐付けによって、業務の効率を劇的に向上させました。また、使いやすいインターフェースは社員からも好評で、問い合わせも減少しています。

マルチデバイスでの利便性

「Spendia」は、パソコンやスマートフォンによるアクセスが可能であり、出張の多い社員にとって大きな利便性を提供しています。領収書の自動連携が可能なコーポレートカードを活用することで、経費申請の手間も軽減されています。

今後の展望

千代田化工建設の荒井秀明氏は、海外からも安全に利用できる環境を整えるべくシングルサインオンを導入し、情報セキュリティに配慮した施策を実施しています。また、TISはAWSなどのクラウド資産を活用することで、法改正への迅速な対応も実現しています。今後も業務効率化を目指し、グループ全体でのDX推進が期待されます。

詳細については、TISの公式ウェブサイトや、千代田化工建設のウェブサイトをご覧ください。

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