業務マニュアルの現状調査：更新不足とわかりやすさの課題

2024年度に実施された業務マニュアルに関する調査結果が発表されました。この調査では、業務マニュアルの更新頻度や使用頻度に加え、わかりやすさや満足度についても詳しく分析されています。全体の傾向として、業務マニュアルに対する課題が浮き彫りになりましたが、同時に多くの企業が今後も業務マニュアルを活用していきたいと考えていることも分かりました。

アンケート調査の概要

調査は2024年2月7日に全国の20代の男女500名を対象にオンラインで実施されました。調査機関はFreeasyです。回答者は、それぞれの職場で業務マニュアルが存在すると答えた方々です。

業務マニュアルの更新頻度

調査結果によると、業務マニュアルの更新頻度は「不定期」と答えた方が41%、次に「4〜6か月ごと」が16%と続きます。この結果からも、過半数の企業がマニュアルの更新について明確なルールがないことが明らかになりました。さらに、「更新はない」という回答も15.6%を占め、業務マニュアルのメンテナンス不足が浮き彫りになっています。

マニュアルの使用頻度とその印象

業務マニュアルを見る頻度についての結果では、「2〜3か月に1回程度」が最も多く22.2%、また「月に1回程度」と「1年以内には見ない」が同率19.2%と、利用頻度にばらつきが見られました。

さらに、業務マニュアルを新人教育で使用した際の評価は「わかりにくかった」が35.4%、「わかりやすかった」が35.0%と、ほぼ同数値であったため、多くの企業でマニュアルの可能性が十分に活かされていないことが示唆されます。

現在のマニュアルに対する評価

業務マニュアルに点数をつけるとしたら、最も多かったのは「50点」で27.6%、次いで「51〜75点」でした。一方で、100点と回答した方はわずか4.6%にとどまり、90%以上の企業が何らかの問題を感じていると考えられます。

わかりやすさに必要な要素

調査では、わかりやすいマニュアルに求められる要素として「最新の状態がアップデートされていること」が最も多く26.4%、次いで「画像や見出し・動画で読みやすく工夫されていること」が22.2%、「具体例がわかりやすくまとめられていること」が20.6%と続きました。この結果からも、視覚編集や具体例の提示がマニュアルの有効性に直結していることがわかります。

マニュアルの不足点と今後の展望

また、現在の業務マニュアルで不足している項目も調査され、「最新の状態がアップデートされていること」と「対象者に向けて明確に作られていること」についての要求が多いことも特筆すべき点です。これらの要素は、わかりやすさの要望とも密接に関連しています。

最後に、現在の業務マニュアルに対し、今後もマニュアルを活用したいと答えた方が73.2%に上り、業務マニュアルに対するニーズと可能性がはっきりと示されています。

まとめ

調査からは、業務マニュアルの現状に不満を持ちながらも、その重要性を実感している企業が多いことがわかりました。約4.6%の方が100点以上の評価をしている中で、73.2%がさらなる活用を希望しているという結果は、業務マニュアルの見直しや改善の必要性を浮き彫りにしています。

業務マニュアルの更新や利便性を高めていくことは、企業の生産性向上に直結する重要な要素であると言えるでしょう。

株式会社フィンテックスでは、業務マニュアルの作成から運用までトータルにサポートしています。マニュアルの質を高めたいと考える企業は、ぜひ当社にご相談ください。私たちが理想的な業務マニュアルの実現をお手伝いします。