相鉄ビルマネジメントが契約データベースContract Oneを導入し業務効率化を実現

契約管理の新時代を切り開く「Contract One」

相鉄ビルマネジメントが新たに導入した契約データベース「Contract One」は、営業部門の業務を効率化し、契約管理に革命をもたらしています。少子高齢化など、さまざまな課題に直面する日本社会の中で、企業が持続可能な成長を維持するためには、効率的な業務プロセス構築が不可欠です。特に契約管理に関しては、紙媒体の契約書を実際に確認しなければならない場面が多く、時間と手間がかかるのが常でした。しかし、Contract Oneの導入により、契約データの一元管理が可能となり、各部門が迅速に情報を検索・利用できる環境が整いました。

導入の背景とその必要性

相鉄ビルマネジメントの営業部門では、テナントとの商談や交渉の際に、過去の契約書を確認することが日常業務として求められます。特に新規出店の際は、既存テナントとの競合条件にしっかりと配慮しなければならず、契約書の確認は時間的な制約が大きいものでした。しかし、この業務の多くは、紙の契約書に依存しており、本社でのきちんとした管理体制が求められていたため、非本社勤務の社員は契約書をスキャンして送付してもらう必要がありました。

このような状況は、確認作業が長引く原因になり、商談の進行に影響を及ぼしていました。これを解決するために、2023年1月からクラウド上で紙の契約書を一元管理する「Contract One」を導入しました。これにより、全社員が自分のパソコンから契約内容を確認できるようになり、業務の効率化を果たしました。

Contract Oneの運用と効果

導入以降、相鉄ビルマネジメントではすでに4000件以上の契約情報をContract Oneに蓄積し、全社で一元管理されています。このシステムの導入によって、営業担当者は必要な契約情報に即座にアクセスできるため、顧客対応が迅速化し、契約管理担当者への問い合わせも大幅に削減されました。

さらに、「原本保管サービス」を活用することで、契約の原本をセキュアな外部倉庫で保管し、BCP（事業継続計画）の強化にも寄与しています。具体的には以下のような成果があります:

- 業務効率の向上: 商談中に契約の内容を確認する場合でも、すぐにデータを引き出せるため、時間のロスを防ぎ、契約管理担当者の負担を軽減。
- リスクマネジメントの強化: 自然災害などを考慮に入れたBCPの視点から、契約書をデジタル化し安全な場所で保管することで、リスクを最小限に抑える体制を実現。

まとめ

「Contract One」は、単なる契約データベースではなく、企業の業務習慣を変えるためのツールです。Sansan株式会社が提供するこのサービスは、顧客への迅速な対応を可能にし、事業の生産性向上を後押ししています。相鉄ビルマネジメントのように、さらに多くの企業がこのようなデジタル化を進め、効率的な業務運営を実現していくことが期待されます。今後も様々な業種でのさらなる導入が見込まれますが、契約管理の重要性はますます高まるでしょう。