不動産業界の契約書・更新日管理を見直そう！トラブルを避けるための対策

不動産業界の契約書・更新日管理事情

不動産業界での業務には、契約書や更新日の管理が欠かせません。特に賃貸物件を扱う際には、これらの管理が不十分でトラブルにつながることも少なくありません。株式会社イスプリが実施した調査によれば、現在多くの不動産業界の職員がこれらの管理方法に課題を抱えていることが明らかになりました。

契約書の管理状況

調査によると、不動産会社の契約書管理の方法は『紙の書類と一部データで管理する』が58.7％と最も多く、次に『紙の書類のみで管理』が28.5％、『完全データ管理』が12.8％という結果となっています。未だに多くの企業が紙の書類を使っていることからも、IT化が進んでいない実態が伺えます。

かつては、全ての契約書を紙で管理することが法律でも求められていました。しかし、デジタル化が進む現代においても、契約書の紙保管が続いているのは業界の特性です。特に賃貸管理は、重要書類の確認や更新が頻繁に行われるため、情報管理が非常に重要です。契約書の紛失や誤管理は、大きなトラブルを引き起こす原因となります。

更新日の管理法

次に更新日管理に関する調査結果では、65.1％の方が社内共有ツールを利用していると回答し、34.4％は個々に管理を行っていると回答しました。ここでもGoogleカレンダーやExcelなど、一般的なツールが頻繁に使用されていました。ただ、個別に管理されているケースが多く、情報が共有されていないことから、トラブルを引き起こす要因にもなっています。

特に、更新日に関する管理不足は、賃貸契約者やオーナーに影響を及ぼす可能性があります。例えば、更新通知を出し忘れると、顧客との信頼関係に傷がつくこともあります。

管理不足が引き起こすトラブル

実際の調査結果から、54.0％の回答者が管理不足が原因でトラブルに遭遇したことがあると述べています。具体的には「顧客情報が共有できていなかった」や「書類が行方不明」といった状況です。これらのトラブルは担当者が変わった際にも再発する恐れがあり、業務の引き継ぎが困難になる一因となっています。

引き継ぎ時の課題

引き継ぎにおける問題としては、44.7％が「属人的な管理がために時間がかかる」と回答し、29.8％は「書類やデータの保存先が不明」とのこと。これは業界特有の課題で、情報共有の体制が整っていないと、担当者交代時に多くの時間がかかります。

このようなトラブルを避けるためにも、デジタル化による一元管理が鍵になるでしょう。特に、個人情報が多く含まれる契約書類を紙で保管することは、情報漏洩のリスクにつながります。セキュリティ意識を高め、データをデジタルで管理する必要性がますます高まっています。

セキュリティ強化と効率向上への対策

現在、データの一元管理が可能なシステムが多く提供されています。株式会社イスプリのクラウド型文書管理システム「aiTask」は、それに最適なツールの一つです。aiTaskでは、膨大な量の契約書類をデジタル化し、一括管理が可能です。これにより、不動産業務の業務効率を向上させ、トラブルリスクを低減させることができます。

自社での情報管理のあり方を見直し、効率化を図ることがビジネスチャンスと捉え、今後はデジタルによる一元管理に移行することが求められています。企業としても、経営の効率化に向けた実践を行うべきでしょう。デジタルツールを利用して、安定した業務運営を確立することが、今後の不動産業界にとって重要な課題となります。

まとめ

契約書と更新日の管理に関する調査結果から、不動産業界においては依然として紙の管理が優勢であり、デジタル化の課題が多く残されていることが示されました。しかし、デジタル一元管理の利点を活かして、セキュリティ強化や業務の効率化を図ることが、今後のトレンドになっていくと考えられます。特に、個人情報保護の観点からも、早急なデジタル化が求められる状況です。