日本石油輸送、契約書管理の領域でTOKIUMを導入し業務効率化

日本石油輸送、TOKIUM契約管理の導入で業務改革

日本石油輸送株式会社（以下、JOT）は、広がる契約書の管理と法令対応を効率化するため、TOKIUMの「契約管理」クラウドサービスを採用することを発表しました。これにより、ペーパーレス化の進展や新しいリース会計基準への適応を図ることが期待されています。

導入背景

JOTでは本社オフィスのリニューアルを進める中、業務の中で重要な契約書管理の効率化が課題となっていました。各部署が独自に契約書を管理していたため、法務審査の際に必要な契約書を見つけにくく、過去の契約書管理にも不備があったり、更新漏れなどが発生していました。また、昨年発表された新しいリース会計基準への対応も急がなければならず、全社的な契約書の見直しには膨大な時間がかかる見込みです。

さらに、契約書内に「リース」と記載されていなくても「実質リース」である場合があり、その識別には専門的な知識が必要です。このことから、経理部門には相応の負担がかかると懸念されています。さらに、処理漏れによって財務諸表の修正や決算発表の遅延といった問題が生じる可能性も否めません。

TOKIUMの選定理由

JOTはTOKIUMの契約管理を選んだ理由の一つに、契約書データ化にかかる手間を削減できる点があります。TOKIUMは契約書のスキャンと原本保管を行うため、業務の手間を大幅に減少させることが可能です。さらに、AIによるリース識別支援機能が搭載されており、契約書を迅速かつ正確に識別できる点も大きな魅力です。これにより、見落としのリスクを減らしながら確認作業を効率よく進めることができます。

また、既にJOTが使用しているTOKIUMインボイスの従業員マスタと連携できるため、導入時の手間も軽減できます。操作性が類似しているため、現場への浸透もスムーズに進めることが期待されています。

期待される効果

JOTがTOKIUM契約管理を導入することで、過去の契約書のデータ化にかかる時間を少なくとも1,000時間以上削減できる見込みです。今後締結される契約書でも、管理業務において年間で100時間以上の削減が期待されています。また、契約書の確認作業が簡単になることで、業務の属人化を防止することも可能になります。

さらに、契約書の保管スペースを減らすことができるため、オフィス内でのスペースの有効活用にも貢献します。

経理部からのコメント

JOTの経理部統括マネージャー永井隆一氏は、新しいリース会計基準への対応には大きな負担が伴うと述べ、TOKIUM契約管理の導入によって社内調整や高度な業務に集中できるようになることを期待しています。彼は、今後もTOKIUM契約管理を活用してより専門的な業務に注力し、企業の業務効率を向上させたい考えを明らかにしました。