ワークフローシステムの課題調査から得た重要な洞察と提言

近年、企業の業務効率化を図るために導入されるワークフローシステム。サイオステクノロジー株式会社は、導入後に直面する課題について実情を調査しました。本稿ではその調査結果を基に、特に重要と思われる運用上の課題や選定時の知見を考察します。

調査概要

サイオステクノロジーが実施した調査には、ワークフローシステムを半年以上3年未満運用している企業の情報システム担当者が110名参与しました。この調査は、ワークフローシステムの導入が進む中で、多くの企業が実際に直面する課題を浮き彫りにしました。

課題1: 操作教育とヘルプデスク対応

調査結果によると、運用面で最も多くの企業が困難を抱えたのは「利用者向けの操作方法の教育とヘルプデスク対応」で、41.8%がこの問題を挙げています。システムを導入する際、教育やサポート体制を十分に考慮することが不可欠です。

課題2: 柔軟な運用設定の必要性

ウィンドウにおける業務変化への柔軟な対応が求められ、そのニーズに応えるためには、選定時に「業務変化に合わせた柔軟な設定・調整のしやすさ」を重視する必要があることを44.5%の担当者が実感しました。

課題3: 運用コストの増加

特に注目すべきは、48.2%が運用コストにおいて「利用者からの問い合わせ対応と教育コスト」が最も負担になっていると述べている点です。このことから、サポート体制の充実が運用の効率化に直結することが明らかです。

課題4: 意外な運用の壁

さらに、多くの企業が「一部業務が、自社都合でワークフローに載せられず残った」という思わぬ壁に直面していることも判明しました。この点は、システム導入時に十分なシミュレーションを行わなければならないことを示唆しています。

課題解決へのアプローチ

ベンダーや外部構築チームに業務を委託することで問題を解決したとする回答が48.0%に達し、外部のサポートを取り入れることの重要性が浮かび上がります。また、管理者向けの研修や社内担当を設置する案も有効です。

まとめ

ワークフローシステムを導入した企業の多くが直面する課題は、導入時の期待とは裏腹に多岐にわたります。本調査を通じて見えてきたことは、導入後の運用を考慮した慎重な選定が不可欠であることです。システムに求められる機能は、初期コストや導入の容易さだけでなく、長期的な観点から見ても有用である必要があります。
高い利便性とサポート体制を兼ね備えたシステムの選定が、業務効率化を成功に導く鍵となるでしょう。

調査の結果の詳細については、こちらからダウンロードできます。