契約書管理システムの普及が進む中、日本企業はどう変わるのか

近年の契約書管理システムの変化

企業における契約業務は、ビジネスの根幹を支える重要なプロセスであり、その管理方法は時代と共に進化しています。特に、この3年間で契約書管理に特化したシステムを利用する企業が増えてきたことが、最近の調査結果から明らかになりました。株式会社LegalOn Technologiesが実施した調査によると、契約書を専門のシステムで管理している企業は、2021年の約8%から2024年には14%に増加し、実に1.75倍に達しています。

調査背景と結果

調査は、契約業務に関わる500名の会社員・役員を対象に実施され、契約書の保管方法や管理上の課題が浮き彫りになりました。特に目を引くのは、約4人に1人が「締結済みの契約書を紛失した経験がある」と回答した点です。このような統計は、未だに契約書が多くの企業で紙媒体で管理されている現実を反映しています。調査によると、61%が「紙で管理」、25%が「汎用の文書管理システム」を利用している一方で、契約書管理に特化した方法はわずか14%にとどまっています。

特に契約書の管理に関しては、新しいビジネスの開始時や契約書のレビュー時に、過去の契約を参照したいと考える担当者が80%以上に達しています。それにも関わらず、半数以上が「参考にしたい契約書を見つけられなかった」経験があると回答しています。このギャップは、契約書の管理がいかに煩雑であるかを示すものです。

変化の兆し

こうした背景を受け、企業の法務業務も見直しが進んでいます。LegalOn Technologiesが提供する「LegalOn Cloud」というAI法務プラットフォームは、契約書を自動で取り込み、必要な情報を抽出して検索可能なデータベースを構築するサービスを提供しています。このシステムを利用することで、企業は契約書の管理を大幅に効率化できると期待されています。

法務業務の重要性が増す中、特に契約に関する法令遵守の観点からも、企業が契約書の締結後にその内容を確認し続ける必要性が高まっています。法務部門が成長し、契約書の数が増加していく中で、その管理の重要性は今後も高まる一方でしょう。

テクノロジーの導入

強調すべきもう一つの点は、テクノロジーの導入が契約書管理において重要な役割を果たすということです。電子契約の普及や、デジタルシステムによる管理は、業務の効率化だけでなく、人的ミスを減少させる効果が期待されています。法務業務担当者は、今後ますます高度な業務に集中できるようになり、契約管理の中でのデジタルツールの活用は避けては通れない道となるでしょう。

結論

現在の調査結果は、日本企業における契約書管理の新たな潮流を示しています。法務部門の重要性とともに、契約管理に特化したシステムの必要性はますます高まっていくでしょう。デジタル化の波に乗り遅れることなく、企業はより効率的で効果的な契約管理を実現するための取り組みを加速させる必要があります。今後も、契約業務の変革が進む中で、企業はどのように変わっていくのでしょうか。私たちはその進展に注目し続けます。