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エイトレッド、Box連携オプションで業務改革を加速する新機能を発表！

企業の業務プロセスを進化させるソリューションを提供する株式会社エイトレッド。東京都渋谷区に本社を構える同社は、データ活用ワークフローシステム「X-point Cloud」と「AgileWorks」の新機能として、「Box連携オプション」の提供を開始しました。この機能は、10月28日より利用可能になります。

新機能開発の背景

多くの企業において、ワークフローシステムで承認された書類や添付ファイルを、再度ファイルサーバやクラウドストレージに保存する手間が生じていました。このプロセスは、業務負荷の増大や保管漏れのリスクを引き起こす原因となっています。さらに、ガバナンスの観点からも、迅速かつ適切にデータを管理する必要性が求められています。

「Box連携オプション」の提供により、承認を完了した書類PDFおよび添付ファイルを自動で「Box」の指定フォルダに保存できるようになり、文書管理の負担が大幅に軽減されます。また、強固なガバナンス体制の構築にも寄与します。

主な特徴

1. 自動保存による効率化

この新機能では、承認された書類のPDFと添付ファイルが「Box」の任意のフォルダに自動で保存されます。さらに、申請や決裁の履歴である「承認経路」情報もPDF形式で出力され、ひとつのフォルダで一元管理が可能になります。承認経路の出力設定は、対象フォームごとにON/OFFの切り替えが可能です。

2. フォルダ階層・ファイル名の柔軟な設定

フォルダ階層やファイル名に関しては、柔軟にカスタマイズすることができ、自社のルールや規則を反映した設定が行えます。たとえば、フォーム名称、最終承認年、最終承認月、書類IDを設けたり、書類IDと申請者のユーザー名を組み合わせることで、正確なデータ管理を実現します。

3. 豊富な検索機能

「Box」のメタデータテンプレートとワークフローの情報を自動でマッピングすることで、メタデータが付与された状態で保存できます。これにより、フォルダ階層を超えた「串刺し検索」が容易になり、監査や過去書類の確認業務も飛躍的に効率化されます。

期待される効果

業務工数の削減

この自動化は、バックオフィス業務の工数削減とヒューマンエラー防止に大きく寄与します。書類PDFや添付ファイルのアップロード作業を自動で行うことで、転記ミスや保存漏れのリスクを軽減します。

監査対応の強化

改ざん防止機能やアクセス権限管理の強化により、決裁文書をBoxに集約することで、監査対応の工数を大幅に削減できます。これにより、企業はより効果的にガバナンス強化を図ることが可能になります。

エンドースメント

今回の新機能の発表に際し、株式会社Box Japanの社長執行役員である佐藤範之氏からエンドースメントを受けました。

「Box連携オプション」の提供開始を心より歓迎いたします。この新たな連携ソリューションにより、X-point CloudやAgileWorksを利用するお客様が、Box上で文書やデータを安全に運用管理できるようになることを期待しております。

セミナーのご案内

本サービスの特長や導入メリットを詳しく知っていただくためのセミナーを開催します。

対象者

このセミナーは、情報システム・DX推進部門のご担当者や、経理・総務などのバックオフィス部門で書類管理を行う方に特におすすめです。この機会に、エイトレッドのワークフローシステムとBoxの連携がもたらす効果をぜひ体験してください。皆様のお申し込みをお待ちしております。

エイトレッドの製品ラインアップ

AgileWorks（アジャイルワークス）

複雑な承認フローに対応した中堅・大規模組織向けのワークフローシステムです。標準機能と高い拡張性を兼ね備えたこのシステムは、R3.0で新機能が追加されており、業務効率化を支援します。

X-point Cloud（エクスポイントクラウド）

直感的な操作が可能で、迅速に導入できるクラウド型ワークフローです。ノーコードでのサポート体制も整っており、ペーパーレス化をしながら効率化を図れます。

会社概要

株式会社エイトレッドは、社内申請・承認業務の電子化を進めるワークフローシステムのリーディングカンパニーです。設立以降、5,000社以上の企業や公共機関に導入され、業務効率化に貢献しています。

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