ジェイアンドシーがTeachme Biz導入で貿易業務を根本的に改善

株式会社ジェイアンドシーが、業務改善の一環としてAIマニュアル「Teachme Biz」を導入し、貿易実務の標準化を果たしました。この取り組みにより、社内の問い合わせ件数を約7割も減少させ、繁忙期の残業時間も大幅に削減されました。ジェイアンドシーは世界20カ国以上への商品の輸出入を行う貿易商社で、急成長を遂げる中、複雑な業務プロセスの効率化が求められていました。

導入の背景

ジェイアンドシーは、売上高が50億円から100億円へと急成長を遂げる中で、貿易業務の属人化が深刻な問題となっていました。特に、顧客ごとの特殊な条件やプロセスが担当者の頭の中に蓄積されていたため、担当者不在時には業務が止まってしまうという課題が浮き彫りになっていました。また、従来のオフィスソフトに基づくマニュアルは、更新が困難で教育も限られた指導者に依存していました。

この問題解決のため、社内で管理可能な新たな仕組みを模索し、複数のツールを比較した結果、「Teachme Biz」が適していると判断しました。特に、画像や動画を駆使した教育が、多様性に富んだ社員にとってもわかりやすいと感じられたことが、導入の決め手となりました。

主な活用方法

Teachme Bizでは、基幹システムの操作手順を画像や動画でマニュアル化し、貿易業務の複雑性を解消します。具体的には、受発注業務の手順を可視化し、簡潔な説明文で構成することで、誰もが直感的に理解できるようにしています。さらに、普段使用する顧客管理システム内にTeachme Bizの手順書リンクを設けることで、業務の効率化を図っています。

また、他部署のメンバーを巻き込んだ業務理解講座を実施し、部門を超えた業務理解を深める場を創出しました。これにより、全社的にツールの使いやすさを共有し、スタッフの意識を高めています。

導入後の効果

Teachme Bizの導入により、社内での問い合わせ件数は大幅に減少しました。導入前には1日あたり約20件だった問い合わせが、導入後には5～6件にまで減りました。これにより、業務の効率化が実現されています。

また、特に難易度の高いギフト商品発注書の作成において、作業時間を従来の1時間半から約40分に短縮。また業務の共有が進んだことで、特定メンバーの残業時間も大幅に削減される結果となりました。そして、入力ミスによる金銭的損失も減少し、長期のベテラン社員が退職した際にもスムーズな業務引き継ぎが可能になりました。

今後の展望

今後も、頻繁に変更される貿易ルールに合わせてマニュアルを継続的に更新し、新人社員向けのトレーニング機能を活用する方針です。また、DXプロジェクトも進行中で、業務フロー図を可視化し、Teachme Bizと連携させることで、全体の動きや業務手順を理解しやすい環境の整備を目指します。

ジェイアンドシーのコメント

ジェイアンドシーの取締役社長室長、越智博様は、「まずはトライアルで試してみることをおすすめしたい。課題を感じているメンバーを選抜してスモールスタートすることで、導入のハードルを下げることができる」とし、導入推進者の選定が重要であると強調されました。

Teachme Bizは国内外で2,400社以上に採用されており、マニュアル作成と現場教育のスタンダードとして高く評価されています。業務効率化や教育の新たな形を模索する企業にとって、Teachme Bizは魅力的な選択肢となるでしょう。