NIMS、クラウド規程管理サービス「KiteRa Biz」を導入し効率化を図る

NIMSが新たに導入した「KiteRa Biz」

国立研究開発法人物質・材料研究機構（NIMS）が、社内規程DXサービス「KiteRa Biz」を導入しました。この取り組みは、規程管理の効率化を目的としており、業務の効率を大幅に引き上げることが期待されています。

導入の背景

NIMSは、物質・材料科学の研究に特化した国立の機関であり、国内で唯一の存在です。約30%の研究者が外国籍であり、多様なバックグラウンドを持つ研究者たちが集まる環境は、新たなアイデアを生み出し、最先端の研究を進めるための土壌を築いています。しかし、複雑な規程や方針の運用は、効率を妨げる要因となっていました。

現在、NIMSでは規程関連の文書が260以上存在し、これらの管理には多大な労力が必要でした。改正作業においては、規程と新旧対照表を別々に作成する作業が業務負担となり、これをDXによって改善する狙いがあります。

「KiteRa Biz」の導入効果

NIMSは「KiteRa Biz」の導入により、以下のような効果を期待しています。
1. 規程編集の効率化：エディタ機能により、文書の体裁を統一し、管理業務を一元化しました。これにより、規程の制定や改正が簡単に行えるようになっています。
- 自動補正機能や表記ゆれの一括修正機能により、作業の手間が大幅に軽減されました。
- 複数のドキュメントを一括で管理し、誰がいつ編集したのかも記録可能です。

2. 承認フローの整備：新改正時の起案をクラウド上でスムーズに管理できるようになりました。これにより、取り纏め管理が効率化され、業務負担が軽減されます。

3. 新旧対照表の自動生成：ワンクリックで新旧対照表を生成する機能も追加されました。これにより、規程の異なる体裁による混乱が解消され、確認作業の手間が大幅に削減されました。

NIMSの担当者は「KiteRa Biz」を直感的に操作できるさらに、特に新旧対照表の自動生成機能や、規程文書の統一化によって作業時間が大きく短縮されていることを実感しています。しかし、まだ一部の機能には改善点があり、さらなる使いやすさを求めています。

NIMSとKiteRaの使命

NIMSは、国際的な研究機関としての役割を果たしつつ、社内の規程管理を近代化することで、研究環境をさらに良くするための取り組みを進めています。一方、KiteRaは「安心して働ける世界をつくる」というミッションのもと、企業が社内規程を技術で簡単に運用できるよう支援しています。

このように、NIMSの「KiteRa Biz」導入は、効率的な規程運用を可能にし、研究環境の改善につながることが期待されます。今後も両者の取り組みから目が離せません。