キャンセル料請求業務の自動化がもたらすホテル業界の変革

近年、多くのホテルやレストランでは、予約に関するキャンセルの問題が深刻化しています。特に無断キャンセルや、それに伴うキャンセル料の請求業務は、業界全体の大きな悩みの一つです。そんな中、Payn株式会社が提供する自動請求ツール『Payn（ペイン）』が、株式会社グリーンズによって導入されることが決定しました。

Paynの概要と導入背景

『Payn』は、ホテルや飲食店などが持つキャンセルポリシーに基づき、キャンセル料の請求や回収業務を自動化するツールです。2022年10月に登場したこのサービスは、特に予約管理が重要な業界での業務負担軽減を目的として開発されました。グリーンズは、自社のホテルでさらなる業務効率化を図るために、このツールの導入に踏み切りました。

グリーンズは、2024年8月5日現在で全国に91軒のコンフォートブランドホテルを展開しており、2023年10月より一部のホテルで先行導入を行いました。その結果を受けて、2023年5月には全ホテルへの展開を決定しました。

Payn導入による変化

導入後、グリーンズのホテルはキャンセル料請求の業務が大幅にスムーズになり、クレームも一切発生しなくなりました。吉田孝明エリアマネージャーは、「請求が簡略化され、双方にとってストレスが軽減された」と語ります。Paynを利用すれば、受け取ったメールの指示に従ってスマホで簡単に支払いができ、早い方では請求からわずか30秒で支払い完了となることもあります。

加えて、北東北エリアの多くのホテルでは、請求したキャンセル料の大半が回収できるようになりました。スムーズな業務プロセスの確立により、スタッフはこれまで以上にサービス改善に注力することができ、日本全体のホテルの質向上にも寄与しているといます。

Paynの意義

キャンセル料請求の自動化には、以下のような三つの重要な意義があります。まず、業務にかける時間の削減です。これにより、従業員はより質の高いサービスに集中することができ、結果的にホテルの運営改善へとつながります。

次に、収益性の向上です。キャンセル料の請求がスムーズに進むことで、経済的なメリットも大きくなります。そして、最後に、キャンセル料の請求が当たり前になることで、業界全体のキャンセル率が低下すると期待されています。

最後に

とはいえ、デジタルツールへの不安を抱える声もありますが、導入後のサポートにより不安感は解消され、業務の効率化が実感されています。グリーンズの例からもわかるように、全国のホテルがキャンセル料請求に積極的に対応する姿勢を期待したいものです。このような取り組みが日本のホテル業界全体を変革し、より健全なビジネス環境を生むことに繋がるでしょう。