新機能で応募者との連絡業務を一元管理！Kouboプランナーが進化

Kouboプランナー、新機能で業務効率化

株式会社公募ガイド社が運営するコンテスト運営SaaS『Kouboプランナー』は、応募者との円滑なコミュニケーションを実現するために「応募者連絡（チャット）機能」を新たに導入しました。この機能は、従来のメールや電話での連絡業務を一元化し、管理画面から簡単に対応できることを目指しています。

採用の背景

応募者の数が多いコンテストや、受賞者における連絡業務は非常に膨大で、事務局の負担が増大することが多いです。自らの体験や多くのコンテスト運営者からの意見を元に、新機能の開発が進められました。これにより、メールによる返信作業や問合せ内容のエクセル管理、誤送信のリスクを大幅に軽減します。

新機能がもたらす効果

「応募者連絡（チャット）機能」を導入することで、次のような業務改善が期待できます：

1. 確実な情報伝達

応募者からの問合せには、マイページ上にメッセージが表示されるため、メールがブロックされる心配がなくなります。これにより、応募者からのクレームも減少し、安心して返答を行えます。

2. 問い合わせ内容の整理

従来のやり方では、メールの管理が追いつかず、エクセルファイルでの運用が必要とされていました。新機能では、問い合わせの新規と解決済みのものを視覚的に分けて表示し、未読の問い合わせにマークがつくため、見逃しを防げます。

3. 個人情報の保護

メールでの対応時には、コピペによるミスが懸念され、個人情報の漏洩のリスクがありました。しかし、応募者連絡機能を利用すれば、必要な情報を直接表示することができるため、誤送信のリスクを最小限に抑えることが可能になります。

4. スピーディーな返信

従来のメール返信は、ビジネス文書として形式を整える手間がありましたが、チャット形式の連絡機能では、短文での迅速な対応が実現できます。これにより、応募者にとってもスムーズなコミュニケーションが可能となり、事務局の負担も軽減されます。

活用の流れ

「応募者連絡（チャット）機能」は、以下の流れで利用できます：
1. 応募者が自身のマイページから問い合わせを行う。
2. 未読メッセージとして「対応中」の欄に表示される。
3. チャット形式で問い合わせに答える。
4. 問い合わせが解決したら「解決済みにする」を押して完了。
このように、業務の流れがまとめられており、過去の問い合わせ履歴も残ります。