座間市が推進するデジタル化、業務効率化への道のりと成功事例

座間市が進めるデジタル化の新たな一歩

神奈川県の座間市は、テレワーク制度が整備されたものの、依然として決裁業務が紙ベースで行われていました。このため、テレワークが進みにくく、特に管理職において出社が前提となる場面が多く見られました。一方で、業務を刷新する際の要件が肥大化するとコストが増加し、従来の業務を維持するための作業量も増えるというジレンマが存在しました。

そこで座間市は、「FAST財務会計」と「ActiveCity文書管理システム」という二つのシステムの導入を決定しました。これにより、決裁仕組みの電子化を推進し、ペーパーレス化を実現することで、場所に依存せず業務を行える環境を整えました。これがテレワークの継続的な促進につながるのです。

導入の課題と解決策

導入前には、座間市のテレワーク実施は整備されていたものの、決裁業務が紙で行われていたため、業務の流れが滞りがちでした。特に管理職は出社が必要であり、テレワークの効果を最大化できない状態が続いていました。また、現行業務の継続を意識すると、システムの刷新が難しくなり、業務の負担が増えてしまう懸念があったのです。

このような課題に対して座間市はデジタル化を進めることで、テレワークの実効性向上を目指しました。「FAST財務会計」は自治体の財政的な運営のPDCAサイクルを強化し、ペーパーレス化を進めるためのソリューションとして重要な役割を果たしました。加えて、「ActiveCity文書管理システム」との組み合わせにより、業務をオンラインで完結させる環境を構築しました。

変化した業務環境

導入後、座間市においては、紙の制約が解消され、電子決裁や文書の検索がスムーズに行える環境が整いました。これにより、テレワーク中でも業務が円滑に行えるようになり、会議の合間を利用して作業を進めることが可能となりました。

また、業務プロセス全体が見える化されたことにより、リードタイムが短縮し、付帯作業も減少しました。これにより、職員は本来の業務に集中できるようになり、効率が大幅に向上したのです。社員間の情報共有もスムーズになり、業務の透明性が確保されました。