群馬県庁の会議室デジタル化: スマートロック導入で業務効率を向上

群馬県庁の会議室デジタル化

群馬県庁が全ての会議室にスマートロックを導入し、業務効率向上を達成しました。今回の取り組みは、県庁内の会議室21箇所を対象に、株式会社ビットキーのコネクトプラットフォーム「workhub」が搭載される形で進められました。

スマートロック導入の背景

県庁では、職員が会議室を利用する際に物理鍵を貸し出す運用が行われており、これが業務に支障をきたす要因となっていました。会議室は複数の階に分散しており、鍵の受け渡しを11階の財産有効活用課で行っていたため、運用上の利便性が損なわれていました。特に、鍵の受け渡しによる時間ロスが目立ち、会議の前後で負担が大きかったのです。

この問題を解決するために、ビットキーのスマートロックが選ばれました。具体的には、県庁のWi-Fiが無くても利用できるLTE通信のセキュリティ面と、将来的にはOutlookカレンダーとの連携予定、さらに工事が不要でコストも抑えられることが評価されました。

変革後の運用システム

新しい運用体制では、会議室を予約する際に、各課が持っているカードキーを使用して鍵を解錠できるようになりました。これにより、従来の鍵の貸し借りの手間が完全になくなりました。職員たちは会議室利用後には再びカードキーを持って各課に戻るだけで済みます。

この新しいシステム導入により、職員は10〜20分の時間短縮を実感しており、急な会議開催時でもスムーズに会議室を利用できる環境が整いました。

アンケート結果と職員の声

導入に先立って行われたアンケート調査では、98%の職員が「便利になった」と答え、63.9%が1会議あたりの時間短縮が「10分以上」と回答しました。具体的なコメントも多く寄せられており、以下のような反響がありました。

- 「時間を見積もらずに鍵を借りなくて済むのが助かります。」
- 「急な会議でも気軽に利用できるようになり、心理的負担が軽減されました。」
- 「スマートロック化は非常に便利で、今後は個人単位での管理ができるとさらに利用しやすくなると感じます。」

群馬県庁のコメント

群馬県庁の中山さんは、「新・ぐんまDX加速化プログラム」を策定し、全庁的にデジタル化を進めていると語ります。「鍵の受け渡しが不要になったことで業務に集中できるようになり、これは非常に意義深い取り組みでした。」また、以前は毎日約20件の鍵の受け渡しを行っていたことから、業務の効率化が重要であると強調しました。

今後の展望

群馬県庁では、コワーキングスペースのセキュリティシステムの一元化や公用車の鍵管理のデジタル化も視野に入れ、さらなる業務効率化を推進していく予定です。ビットキーは、今後も地方公共団体のDXを支援する高品質なサービスを提供していきます。

workhubについて

「workhub」は、スマートアクセスや来訪者受付など、ワークプレイスの体験をシームレスにつなぐコネクトプラットフォームです。公式サイトもチェックしてみてください。workhub公式サイト

株式会社ビットキーについて

東京都中央区に本社を置く株式会社ビットキーは、ID認証やスマートロックの企画・開発・販売を行っており、2024年の資本金は2兆0622万7243円に達しています。スマートロックやポータルサイトで新しい価値を提供し続けています。

この取り組みを通じて、群馬県庁は職員の快適な働き方を実現しつつ、業務の効率化を図っています。今後の更なる進展に期待が高まります。