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ルートインジャパン株式会社は、この度契約書管理の効率化を目指して、株式会社Hubbleが提供する「Hubble mini」を正式に導入し運用を開始しました。

導入の目的

ルートインジャパンでは、全国に約350のホテルを運営しており、契約書の管理方法に近年の業務環境を合わせた改革が求められてきました。従来の手法では、紙の契約書を中心とした管理体制が多く、本社と各ホテルの間での情報伝達に時間がかかることが多く発生していたのです。

この背景として、以下の点が挙げられます。

• - 契約書を電子化し、データベース化する必要があった。
• - 本社と現場間でのコミュニケーションを効率化し、契約内容や締結状況をすぐに確認できる体制が求められていた。
• - 変更履歴の確認や同一取引先との契約管理を、もっと効果的に行いたい。

これまでのプロセスでは、本社が確認を依頼しても、ホテルはシフト制で働いているため、データ確認に数日かかることもありました。特に災害やトラブルが発生した際には、適切かつ迅速な対応が難しいという課題があったのです。さらに、長野本社の社屋移転により、契約書を保管するためのスペースも確保できなかったため、契約書管理の見直しが急務でした。

Hubble mini導入の決め手

Hubble miniを導入するにあたり、関係部署の担当者を交え、他社製品との比較検討を行いました。最終的にHubble miniを選んだ理由は、直感的に使いやすいフォルダ構成や整理機能が、当社の運用方法にぴったりだったことです。

さらに、AIによる契約書の読み取り精度の高さが決め手でした。英語の契約書においても、その精度は他社製品を大きく上回り、トライアル時に実際に入力したプロンプトに対して正確な情報抽出ができたことで、高く評価されました。これにより、契約書の電子化が加速し、業務の大幅な効率化が見込まれています。

期待される成果

Hubble miniの導入により、これまでの書面での運用に比べ、ストレスが大幅に軽減されると期待されています。契約管理の効率化は、事業全体の生産性を向上させ、現場スタッフの負担を軽減することで、業務の円滑な運営を助けるでしょう。

ルートインジャパン株式会社の概要

• - 社名: ルートインジャパン株式会社
• - 所在地: 東京都品川区大井一丁目35番3号（東京本社）
• - 代表者: 代表取締役 永山 泰樹
• - 設立: 1977年4月
• - 事業内容: ルートインホテルズの運営・管理・企画、及び旅行企画
• - 公式サイト

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Hubble miniについて

Hubble miniは、契約書PDFをアップロードするだけで契約内容を自動解析し、瞬時に契約台帳を構築する革新的なクラウドサービスです。これにより、手間のかかる契約情報入力が大幅に削減され、効率的な管理が実現するのです。また、業界初の「カスタム項目AI自動入力」機能を搭載しており、独自の管理項目も設定できます。

このように、Hubble miniは契約書の電子管理を活性化させ、企業の成長につなげるための重要なツールであると言えるでしょう。

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