アイティメディアがタスク管理ツールBacklogに移行し業務効率化を実現

アイティメディアがBacklog導入で見えた業務改善の道

アイティメディア株式会社は、プロジェクト・タスク管理ツール「Backlog」を新たに導入し、従来のタスク管理の問題点を解決しました。約20年間使用していた旧ツールからの移行を果たし、組織全体の運営効率を大幅に向上させた経緯についてお話しします。

1. タスク管理ツール導入の背景

アイティメディアは、テクノロジーやビジネス関連の情報を発信するWebメディア企業であり、BtoBやBtoCメディア事業を展開しています。これまでも高品質な情報提供に努めていましたが、約20年前に導入したタスク管理ツールは、担当者や期限、進捗を明確に把握しづらいという課題がありました。特に、通知がメールに限定されているため、依頼の見落としや対応の遅れが発生することがありました。このため、同社はタスク管理ツールの見直しを決断しました。

課題の整理と解決策の模索

アイティメディアでは、既存のツールを使用している社員にアンケートを実施し、具体的な課題を検証。ユーザー数が増えても料金が変わらず、各部署への導入時の負担を少なくできる特性を持つ「Backlog」に注目し、段階的なトライアル運用を開始しました。さまざまな業務にわたるテストを経て、2025年4月に正式導入の運びとなりました。

2. Backlog導入による業務改善

トライアルによるスムーズな定着

新ツールをスムーズに社内に定着させるために、まずは定型業務を行う部署から試験運用を開始しました。その後、トライアル後に実施したアンケートをもとに評価を確認しつつ、徐々に活用範囲を広げました。社員が新ツールの使い方で困らないように、部署ごとにマニュアルやFAQを整備しました。

依頼項目の省略化

利用者のコミュニケーションを円滑にするため、依頼時に必要な情報をテンプレート化。これにより、依頼者と対応者の間で生じる情報のやりとりを大幅に削減しました。無駄な確認作業が減ることで、業務が効率的に進むようになりました。

タスクの放置の解消

BacklogのAPIとGoogleスプレッドシートを組み合わせ、放置されたタスクに対する自動通知機能を実装。これにより、未対応や期限切れのタスクが早期に認識され、業務の進行が加速しました。実際に、長期間放置されていた131件のタスクが0件に。この成果は、会社全体の業務促進に大きく貢献しています。

3. アイティメディア担当者の声

アイティメディアのメディア・テクノロジー本部に所属する濵田氏は、Backlog AIアシスタントを週次のタスク確認に利用しています。新しいタスクを適切に抽出し、一括で期限を設定することで、業務の効率化を実感しています。導入後は多くの部門からもBacklogを使いたいとの声が寄せられ、社内での活用がさらに広がっています。