介護施設の経費管理を効率化するBill One経費の導入事例

介護業界は近年、効率的な運営が強く求められています。その中で、株式会社長谷工シニアウェルデザインは、クラウド経費精算サービス「Bill One経費」を導入し、全42拠点での経費管理を改革しました。この改変により、介護者向けの買い物代行が大幅に効率化され、業務削減に成功しています。

背景と現状の課題

長谷工シニアウェルデザインが運営する老人ホームでは、高齢者に対して、多様な買い物代行サービスを提供しています。しかし、従来の現金を用いた立替払いには多くの課題が存在しました。現金管理が繁雑で、これが経理業務の負担を増大させていました。

具体的には、施設の担当者は入居者に代わり物品購入を行う際、事前に現金の引き出しを本社に申請しなければならず、購入後にはその詳細を帳簿に記入し、領収書を基に請求書を発行する必要がありました。このプロセスは非常に時間がかかり、月に450時間以上もの業務を無駄にしていたのです。

このような現金の使用が続くことで、本社の経理部門では経費の状況をリアルタイムで把握できないという事態も起こっていました。これらの負担を軽減し、業務の効率化を図るための変革が急務となったのです。

Bill One経費の導入

長谷工シニアウェルデザインは、経費精算の業務効率化を目指し、Bill One経費を導入しました。これにより、会計業務がオンラインで完結し、入居者への請求も従来の手動処理から自動化へと移行しました。特に、Bill Oneビジネスカードを活用することで、買い物代行時の現金立替払いを排除できる仕組みが整えられました。

このビジネスカードは、入居者に直接ひも付けられ、適応範囲が広がります。具体的には、クレジットカードで決済可能な物品やサービスの購入を行う際には、従来のように現金を事前に引き出す必要がなくなりました。

業務改善の効果

Bill Oneの導入によって、各施設での経費精算業務が大幅に効率化され、管理体制が強化されました。今では、各拠点の経費使用状況を本社の経理部門がリアルタイムで確認できるようになり、追跡と分析が簡単になりました。また、請求書確認作業もオンラインで行えるようになり、利用者とのコミュニケーションも向上しました。

実際に、導入した施設からは「入居者との時間が増えた」といった声が続々と寄せられています。手間を減らしたことで、介護スタッフは入居者により多くの時間を割けるようになり、サービスの質が向上しました。