住商レジデンシャルが郵便物管理をデジタル化し工数を40％削減

住商レジデンシャルが実現した郵便物管理のデジタル化

住商レジデンシャル株式会社が、株式会社トドケールの郵便物・配達物管理システム『トドケール』を導入し、業務効率の向上を達成しました。具体的には、従来の郵便物管理に係る工数を40％削減したとのこと。

不動産業特有の課題

住商レジデンシャルは不動産業界の特性上、多くの重要書類を扱います。そのため、郵便物や配達物に対する管理は特に重要です。しかし、これまで同社は紙の授受簿を使い、物理的な郵便物の配布に多くの時間と労力を費やしていました。また、オフィスが3フロアに分かれているため、総務部門のメンバーは毎回フロアを跨ぎ、重い荷物を持ち運ぶ必要があり、大きな負担となっていました。多くの書類の受け取り漏れや、従業員からの「郵便物が届かない」という問い合わせも頻発し、問題は深刻化していました。

トドケールの導入背景

このような状況の中、住商レジデンシャルは、DX（デジタルトランスフォーメーション）の一環として『トドケール』を導入することを決定しました。選定の際には、特に以下の要件が重視されました。

- 郵便物の到着記録から社員への通知までをシームレスに行えること。
- 受領時に電子サインを用いて確認できること。
- バーコードリーダーで追跡番号を郵便物に紐付け、管理できること。

これらの機能が『トドケール』に備わっていたため、同社はこのシステムを選びました。

具体的な導入効果

『トドケール』を導入した結果、住商レジデンシャルでは以下のような効果が上がっています。
1. 工数の削減：郵便物の受け渡しがデジタル化されたことで、作業工数を40％減少させることに成功しました。これにより、総務部門の負担が軽減され、他の重要業務に集中できるようになりました。
2. 問い合わせの減少：従業員がシステムにログインし、自分の郵便物のステータスを確認できるようになったため、従業員からの問い合わせが大幅に減少しました。これにより、総務部門の業務もスムーズに進行しています。
3. 受取時間の短縮：通知があった後、従業員が郵便物を取りに来る時間が約1時間に短縮され、滞留が解消されました。

今後の展望

住商レジデンシャルは今回の成功を活かし、他の拠点にも『トドケール』を導入する計画を立てています。また、紙で管理している書類についても、必要に応じて電子化を進めることを目指しています。このように、目の前の業務の効率化からさらに進め、上流のDXへも挑戦していく方針です。

住商レジデンシャル株式会社について

住商レジデンシャル株式会社は1973年に設立され、東京都千代田区に本社を置く不動産業界の企業です。彼らは、常に変化する市場での競争力を維持するために積極的なデジタル化を進めています。今後も、『トドケール』を活用しながら業務効率化を図り、より良いサービスを提供していくことでしょう。

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