三画面体制で業務効率を劇的に高める再構築の試み

働き方改革の新たな方向性：三画面体制の導入

最近、税理士法人における業務改革が注目を集めています。特に、三画面体制の導入が業務の効率を飛躍的に向上させているとのこと。この取り組みはコロナ禍を契機に進められ、オフィスの在り方が大きく見直されています。今回は、業務部長の南本様と社内システム管理を担当する清水様にインタビューし、多面的に業務効率化を進める背景と成果について深掘りします。

オフィス改革のはじまり

南本様によれば、コロナの影響で出勤が制約される中、在宅でも業務を遂行する方法が求められたとのこと。税理士業務は依然として紙ベースの業務が主流ですが、それを克服するためにまず行ったのは紙の資料をPDF化することでした。これにより、どこにいても業務が可能になり、職員一人ひとりに PDF保存をお願いしました。

清水様もこのプロジェクトに参加し、ディスプレイやパソコンを選定しました。特に重要視されたのは、業務がスムーズに進むための高品質なOA機器であり、Canonの「imageWARE Desktop」を導入することで、PDFへのコメントが容易になりました。

三画面体制の導入効果

すでに新たに構築されたオフィス環境での変化を聞いたところ、南本様は「今や紙資料を広げることなく業務が行えるようになった」と語ります。三画面体制により、申告書や会計ソフトを同時に表示できるため、作業効率が格段に上昇したそうです。また、職員が徐々に紙を使わない方向にシフトしていることも明らかになりました。

清水様は、Type-Cケーブル一本でディスプレイを接続できる点を強調し、配線の簡潔さと利便性の向上を述べました。加えて、LANケーブルの直接接続により、PC側での操作もスムーズになり、仕事環境が整いました。

ペーパーストックレスオフィスの実現

この税理士法人では、単なるペーパーレスを超えた「ペーパーストックレス」なオフィス設計を行っています。南本様は「コピー機の台数を減らし、用紙の配置をわざと離すことで、社員が自然にデータ利用に移行している」という試みを説明しました。フリーアドレス制も導入されており、社員が快適に業務を行える柔軟な環境が整えられています。

将来への展望

今後について、南本様は「業務フロアの電子化改修はほぼ完了し、本格的な稼働に移行している」と述べ、次のステップとして1階の面談・研修スペースの改修を進めると説明しました。この改善により、今後セミナーや研修の質がさらに向上することを期待しています。

清水様は、IT技術の進化に対応し、Teamsやチャットワークを効果的に活用することで、スムーズなコミュニケーションを確保していくとの意気込みを語りました。ITスキルの向上も目指しており、より快適な業務環境の創出を継続的に行っていく方針です。

このように、税理士法人は新しい働き方を追求し、業務の効率化を図る一方で、職員全員が快適に働ける環境を整えていくことで、今後の発展を遂げていくことが期待されます。