バックオフィス業務における引き継ぎの実態調査が明らかにした課題と解決策

引き継ぎ業務の実態とその課題

近年、企業内での業務の引き継ぎが重要視される一方で、多くのバックオフィス担当者が自らの経験や暗黙の理解に頼っていることが、株式会社メタップスホールディングスの実態調査によって明らかになりました。調査では、324名のバックオフィス担当者を対象に、引き継ぎに関する実態を探ったところ、約60%がマニュアルなしでの引き継ぎを行っていることが分かりました。さらに、引き継ぎ後の理解に関する満足度にも大きな差が見られることが示されました。

引き継ぎの基本

引き継ぎは、従業員の異動や退職、休職などが発生する際に避けて通れない業務です。業務が円滑に運営されるためには、確実な情報の提供と理解が不可欠です。しかし、実際には多くの担当者が十分なドキュメンテーションを持たずに仕事を引き継いでおり、その結果ストレスや混乱が生じやすい状況にあります。特にバックオフィス業務は高度な専門知識が求められるため、従事者間のコミュニケーション不足が顕著に現れることが多いのです。

調査結果の概要

調査によると、マニュアルを用いた引き継ぎはわずか32.9%で、対面でのOJT（実務をしながらの指導）が59.6%と最多でした。このことから、文書化された情報の不足が、業務の属人化をさらに加速させていることが見て取れます。さらに、引き継ぐ側が「きちんと伝えた」と感じていても、実際に受け取った側の満足度は低く、満足度の差は11ポイントにも及んでいることから、情報伝達におけるギャップが明らかになっています。

課題の根本

引き継ぎの効率を高める手段として、最も効果的だとされたのは「事前にマニュアルを作成すること」でした。特に引き継ぐ側と引き継がれる側の双方がこの点に関して強く実感しています。実際に、引き継ぎを経験した人の62.6%がマニュアル作成の必要性を感じたと回答しており、マニュアルの存在が引き継ぎの質を大きく左右することが伺えます。

業務効率化のためのツール

また、業務フローを可視化するツールや、十分な引き継ぎ期間の確保も有効な手段として多くの意見が挙げられました。従業員ライフサイクル管理ツール「mfloow」は、このような課題を解決するために設計されたSaaSです。

「mfloow」の機能

- リアルタイム可視化機能：業務の進捗を一目で把握。
- 自動通知：業務が完了次第、次の担当者に自動通知。
- テンプレート機能：業務フローの標準化を容易に。
- AIによる自動フロー生成：簡単な入力で業務フローを自動生成。

これにより、業務の流れはスムーズになり、必要な情報の共有や蓄積が助けられます。結果として、個々の負担が軽減され、クリエイティブな業務に集中できる環境が実現されます。

結論

バックオフィス業務における引き継ぎは避けて通れないものであり、その実態には多くの課題が隠れています。マニュアルやツールの利用が不可欠であり、これらを活用することで、業務の効率化が図られることが期待されます。詳細な調査結果や「mfloow」の導入による具体的なメリットについては、公式サイトをご覧ください。また、業務の引き継ぎを円滑に行うための対策を講じることが、今後の企業運営にとって大きな鍵となるでしょう。