ウエインズトヨタ神奈川が業務効率化を実現する新サービスを導入

ウエインズトヨタ神奈川が採用した新たな業務効率化

神奈川県最大級のカーディーラーであるウエインズトヨタ神奈川が、デジタル化を進めるための重要な一歩としてインボイス管理サービス「Bill One」を導入しました。年間約2.4万件の請求書を管理する同社にとって、これは業務の負担軽減と生産性向上を図るための重要な変革と言えます。

導入背景

ウエインズトヨタ神奈川では、150以上の店舗と約30の本部部門があり、膨大な量の請求書を印刷し、手作業で処理していました。この過程で、確認や保管は全て紙ベースで行われ、情報の手入力や社内回覧も必要だったため、多くの時間と労力がかかっていました。新たなインボイス制度や電子帳簿保存法に対応する必要がある中、業務負荷の軽減が求められていました。そうした状況から、請求書業務のデジタル化に向けた決断が下され、「Bill One」が導入されました。

Bill Oneによる効果

このツールを使うことで、ウエインズトヨタ神奈川は請求書の受領から管理、確認、保管までの一連の業務をデジタルで一元管理しています。その結果、請求書関連の業務にかける時間が約半減したというデータも出ており、より効率的になったことが分かります。特に、Bill Oneの代理受領やデータ化機能を利用することで、個別の請求書処理も迅速化され、従業員の作業時間が大幅に短縮されました。

インボイス制度への対応もスムーズに

2023年10月からスタートしたインボイス制度においては、受領した請求書が適格かどうかの自動判定が求められます。ウエインズトヨタ神奈川は、Bill Oneの適格請求書判定機能を活用することで、この業務も効率化しています。従来では手作業で確認する必要があり、時間がかかっていた業務が自動化され、さらに精度も高まっています。

リスクの低減にも寄与

請求書処理が一元化されることで、各部門の請求書を経理部門も同時に把握できるようになりました。これにより、確認作業の時間が短縮され、支払い漏れのリスクも大幅に低下しました。以前は時間がかかっていた経理の確認プロセスが、今ではリアルタイムで行えるようになり、業務効率が飛躍的に向上しています。

会社の担当者の声

ウエインズトヨタ神奈川のデジタルソリューション部の平野幹様は、「インボイス制度への対応をきっかけに、経理業務のDXを考え始めました。この変化を好機と捉え、業務工数の削減にも取り組むことができました」とコメントしています。また、経理部の小林元一様も「Bill One導入前は、紙中心のオペレーションに抵抗感がありましたが、実際に導入して業務がシンプルになりました。戻ることは考えられません」と安堵の声を寄せています。

まとめ

ウエインズトヨタ神奈川の「Bill One」導入は、業務の効率化だけでなく、法律への対応やリスク管理の観点からも積極的な取り組みです。今後このデジタル化がさらに進むことで、より多くの取引先が恩恵を受け、店舗や本部における経理業務の負担軽減が期待されます。デジタル化の波が、自動車販売業界全体に広がることを願ってやみません。