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新時代の書類管理を実現するAIソフト

多くの企業が人員の最適化やリモートワークを進める中、紙書類の電子化に対する関心が高まっています。特に、ソースネクスト株式会社が6月4日に発売した「いきなりPDF ペーパーレス・アシスト」は、オフィス内の書類管理を劇的に変える力を持っています。

書類電子化の課題

紙の書類を電子化するには通常、多くの時間と手間がかかります。大量の書類を一つ一つスキャンし、それを整理、リネームし、さらに必要なときには簡単に探せるようにする—この一連の作業は精神的にも物理的にも負担になります。このような課題を抱える企業は少なくありません。

「いきなりPDF ペーパーレス・アシスト」の特長

このソフトウェアは、これらの問題を解消するために様々な機能を搭載しています。まず、ユーザーは書類をまとめてスキャナに取り込むだけで、AIが自動的に書類を分割し、整理します。具体的には、膨大な時間を71%削減することができるとのことです。この結果、電子化にかかる労力が軽減され、業務効率も向上します。

時間の節約

従来の方法では、バインダーから書類を引き出してスキャンし、元に戻す手間がありましたが、AIを用いたこの製品ではそのような作業の負担が軽減されます。一括スキャンを行ない、書類ごとに最小限の作業で分割保存が可能です。

自動リネーム

さらに、スキャンされた書類に付けられるファイル名は通常、無味乾燥な数字の列が並びます。この手間から解放され、AIが内容に基づいてファイル名を自動で付与してくれるため、効率的に管理が可能です。

検索の容易さ

スキャンしたPDFではOCR処理が行われ、画像内の文字がテキストデータとして付加されます。これにより、ファイル名だけでなく、必要な情報を文字ベースで検索することが可能です。

安全性の確保

特に企業にとって大切なのは機密情報の取り扱いです。このソフトはすべての処理をオフラインで行うため、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることができます。これにより、安心して利用できる製品となっています。

正しい向きでの統一

スキャン後の書類がバラバラな向きで保存されるのは日常茶飯事ですが、このソフトはAIを駆使して自動的にページの向きを揃えてくれます。これにより神経を使わずにすっきりとした書類を保持できます。

自動仕分け機能

あらかじめ設定しておいたキーワードに合わせて、自動でフォルダに仕分けする機能も便利です。特定の書類をすぐに見つけ出せる仕組みが整っています。これによって、必要な書類を手軽に見つけることができるでしょう。

電子帳簿保存法対応

さらに、電子帳簿保存法に則った要件に対応しており、必要な情報を簡単に管理することが可能となっています。

まとめ

「いきなりPDF ペーパーレス・アシスト」により、効率的な書類管理が可能となり、企業の働き方改革の一環としても、多くの企業に導入されるでしょう。新たなオフィス環境において、紙書類からの脱却を目指す皆様にぜひともおすすめしたい製品です。

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