ペーパーレスの時代へ！中小企業の年末調整と勤怠管理の現状

近年、労務管理や年末調整の業務が、企業の効率的な運営において欠かせない要素となっています。しかし、特に中小企業においてはまだまだ手作業での処理が残っている現状があります。コロナ禍の影響もあり、多くの企業はリモートワークを導入し、ペーパーレス化の必要性が叫ばれていますが、実際にはどうなっているのでしょうか。

株式会社S&Aが運営するクラウド型オールインワン労務管理システム『ARROW』では、中小企業と大企業の経営者に対して「企業の労務管理×年末調整」に関する調査を行いました。この調査の結果をもとに、両者の労務管理の実態や年末調整の効率化について掘り下げていきます。

労務管理にかかる時間の実態

調査によると、中小企業の経営者のうち54.5%が労務管理に費やす時間は1割未満であると回答。対照的に、大企業では多くが2割以上の時間を労務管理にかけています。2019年の労働安全衛生法改正に伴い、企業が従業員の労働時間を客観的に把握することが義務化されたため、労務管理の重要性が増していますが、実態はまだまだ整っていないと言えるでしょう。

中小企業では、書類が多く、データ入力に手間がかかるといった問題が多く挙げられます。大企業においても、古い管理方法に依存しているために効率が悪いという声が聞かれました。両者ともに課題は共通しており、リソース不足がその解決を難しくしているようです。

勤怠管理システムの導入状況

次に、勤怠管理システムの導入状況を見てみましょう。調査結果では、中小企業の67.1%が勤怠管理システムを導入していないのに対し、大企業では82.4%が導入をしています。中小企業は導入に際して多くの課題があり、コストや就業規則の整備などが障壁となっています。

実際、勤怠管理システムを導入した企業の多くは、満足度が高い傾向にあります。勤怠管理による時間の短縮やリアルタイムでの勤務時間管理が可能になるため、過重労働の防止や不正管理がしやすくなる点が評価されています。しかし、一部では操作の難しさやサポートへの不満が挙げられました。システム内容が企業の就業規則に適合することが、満足度を左右する要因のようです。

年末調整の実態

年末調整の方法については、中小企業の39.5%が手作業での書類作成、配布、回収を行い、次いで34.6%がアウトソーシングを行うと回答しています。一方、大企業も手作業が多いものの、約19.9%はクラウドサービスを利用していますが、その割合はまだ限定的です。

年末調整にかかる時間については、中小企業の62.9%が5時間未満で済むと答えた一方で、大企業は20時間から40時間かかると回答する企業が28.1%に上りました。従業員数や手作業の多さが年末調整の作業負担を増加させている要因と言えるでしょう。特に申告書類の配布と回収に時間がかかることが明らかになりました。

ペーパーレス化の必要性

これらの調査結果から、やはりペーパーレス化が求められていることが分かります。特にリモートワークが普及した今、企業はよりスムーズな管理を実現するためにクラウド型のシステム導入を検討する必要があります。そのためには、勤怠管理から年末調整まで一元化できるパッケージシステムの導入が効果的です。

労務管理システム『ARROW』を使用することで、シフト管理、勤怠管理、給与計算、帳票作成を一元的に行えるため、企業の業務効率化を図ることができます。

結論

現在、勤怠管理や年末調整にかける時間を短縮するための取り組みが、多くの企業で求められています。手作業ではなく、クラウドシステムを活用することで、業務の負担を軽減することができるでしょう。今年の年末調整も間近に迫っている中、ペーパーレス化への取り組みが一層重要です。これにより、中小企業でも大企業に引けを取らない労務管理が実現できるはずです。