中小企業を支える新サービス、マクニカの「まるごと文書管理」
株式会社マクニカは、2023年10月、独自の中堅・中小企業向けのBox運用支援サービス「まるごと文書管理」を提供開始したことを発表しました。このサービスは、デジタルトランスフォーメーションが加速する中で文書管理の重要性が高まっている中小企業に焦点を当てています。
近年、企業は生産性向上を図るためにデジタル技術を活用し、様々なアプリケーションやソフトウェアが導入されています。その一環として、文書管理やデータセキュリティの確保がますます重要視されていますが、実際にはサイバー攻撃や情報漏洩の増加により企業の機密情報を適切に守ることが求められています。
Boxの導入と運用上の課題
その中で、多くの企業が文書管理ツールとしてBoxを選んでいます。実際、国内で約19,000社がBoxを利用しており、使いやすさや安全性の高さから、高く評価されています。しかし、初期設定や権限管理などが適切に行われないと、機密情報の漏洩リスクが高まるため、特に中小企業にとっては大きな課題となっています。通常、情報システム部門のリソースが限られている中小企業において、1人で複数の業務を兼務することは珍しくありません。このため、Boxの運用管理に十分なリソースを割くことが難しいのが実情です。
「まるごと文書管理」の主な機能
マクニカが提供する「まるごと文書管理」サービスは、そうした中堅・中小企業向けに特化した運用支援サービスです。このサービスでは、次のような機能が提供されます:
1.
初期セットアップ作業の代行
Boxを導入する際に必要なユーザー・グループ作成やフォルダ設計などをマクニカが代行し、企業の初期設定に伴う工数を削減します。
2.
運用管理業務の代行
入退職に伴うユーザー管理や利用状況のレポート生成についても、マクニカが代行。これにより企業は日常業務に集中でき、情報セキュリティリスクを把握しやすくなります。
3.
従業員向けヘルプデスクの提供
Boxの使用方法や技術的な問題についても従業員から直接マクニカに相談できるため、スムーズな問題解決が実現します。
4.
不正監視オプションの提供
不自然な行動が見られた場合の通知機能や、セキュリティリスクを可視化するためのレポート生成機能も備えています。
これにより、中小企業は負担を軽減しつつ、安全な文書管理環境を整えることができます。また、今後もマクニカは「まるごとIDセキュリティ」をはじめとするサービスを展開し、中堅・中小企業の情報システム部門のサポートを続けていく方針です。マクニカの代表、原一将社長は、企業のセキュリティレベル向上と業務負担軽減を両立させることが、企業の成長に寄与するとしています。
Box Japanのコメント
Box Japanの代表取締役社長、古市克典氏も「まるごと文書管理」の発表を歓迎し、中小企業が直面する文書管理課題を解決する重要な一歩と位置付けています。マクニカの運用ノウハウとセキュリティ知見を活かすことで、企業の信頼性を高めることが期待されています。
この「まるごと文書管理」サービスは、中堅・中小企業が抱える文書管理の問題に一石を投じるもので、今後の活躍が注目されます。安全かつ効率的な文書管理を実現することで、企業の生産性向上に大きく貢献することでしょう。