NHKがグラビオ導入、会議室の空予約問題を革新！

NHKが進める会議室運用の新たな解決策

近年、新型コロナウイルスの影響で、テレワークの普及が進みましたが、徐々に出社への回帰が見られ、オフィススペースの有効活用が課題となっています。そんな中、NHKが数々の課題を解決するために導入したのが、アステリアのノーコードAI/IoTプラットフォーム「Gravio」です。

1. 「Gravio」導入の経緯

総務省の調査によると、テレワークの縮小が見られる中で、多くの企業が出社人数を増加させています。それに伴い、オフィスの効率的な運用が不可欠となっています。NHKの総務局は、「受け身の総務から戦略総務への転換」を目指し、ファシリティマネジメントの強化に取り組んでいます。

この取り組みの一環として、東京都渋谷区の放送センターで会議室の運用状況を見直すプロジェクトが始まりました。そこで浮かび上がった問題が、会議室の予約が取りにくいという慢性的な課題でした。

2. 抱えていた課題

調査を進める中で、以下のような問題が浮かび上がりました：

- 利用者が会議室に入る際の記録ミスや忘れが発生している。
- 不正確なデータでは、実際の使用状況や空予約の頻度を把握できない。
- 内製の会議室管理システムが特定の担当者に依存している。

これらの問題を解消するため、NHKは「Gravio」を導入し、AIカメラによる自動利用人数検知と従来の予約システムとの連携を図ることにしました。

3. 会議室スマート化ソリューションの概要

「Gravio」を利用した新たなソリューションは次のような特長を持っています：

- 天井に設置されたAIカメラが、1分ごとに会議室の在室状況と利用人数を自動で収集。
- AIカメラの設置が難しい場所では人感センサーを使用し、在室状況を把握。
- 収集したデータはBIツールを通じて集計・分析し、リアルタイムで会議室の状況を把握。

特筆すべきは、AIカメラが収集した画像は人数解析のみに使用され、解析後は即時に自動消去されるため、プライバシー面にも配慮されています。

4. 空予約の自動解放

空予約問題の解消に向けて、会議室予約の開始時刻から5分以内に利用者が検知されなかった場合、自動的にその予約をキャンセルします。この結果、運用開始以来、月間200件以上の予約が自動的に解放され、それにより他の職員が会議室を利用できるようになりました。

5. システムの継続可能性

この新しいシステムはノーコードでの運用が可能なため、担当者異動時の引継ぎもスムーズで、属人化が防がれています。これにより、安定した運用が実現されています。

6. 今後の展望

現在、NHKは放送センター内の26室にAIカメラを設置し、さらに利用データを分析して、将来のオフィス改修に向けた最適な会議室数やスケールの検討を行っています。これは、NHKが更なる効率化を進め、利用者のニーズに応えるための重要なステップです。

このように、NHKの「Gravio」導入は、会議室の運用効率を飛躍的に改善し、多くの職員にとって使いやすい環境を提供することにつながっています。これからもNHKの動向に注目です。