業務効率化の成功事例:志摩市
三重県の志摩市が、M-SOLUTIONS株式会社の提供する「Smart at 自治体DX」を導入し、前例のない業務効率化を実現しました。この取り組みにより、介護・総合相談支援課では、職員1人につき1日約30分、全体では年間約625時間もの作業時間が削減されることとなりました。この成果は、市民からの相談対応に一層の注力を可能にしました。
導入背景
志摩市では、令和4年度からデジタルトランスフォーメーション(DX)の推進に取り組んでおり、「ペーパーレス化」や「書かない窓口」の導入を進めてきました。しかし、相談業務を担当する課では、Microsoft Excelを用いたアナログな管理が業務の妨げとなっていました。そこで、サイボウズが提供する「kintone」を使用し、業務の内製化を進めるために、M-SOLUTIONSの「Smart at 自治体DX」を導入しました。このサービスでは、最大5業務まで無償で効果検証が可能です。
kintone導入による効果
kintoneの導入によって、志摩市の介護・総合相談支援課では、住民からの相談内容の管理方法が大幅に改善されました。従来は、相談内容をExcelに入力し、さらに紙の帳票に転記するという複雑なプロセスが必要でした。この二重入力によって、業務負担は増大し、過去の相談履歴の検索にも多大な時間がかかっていました。
これらの問題を解決するため、M-SOLUTIONSは業務ヒアリングを実施し、相談業務の一連の流れを大幅に改善した業務システムを構築しました。その結果、作業効率が42.2%向上し、創出された時間を市民向けのより充実した相談対応や新たな付加価値の高い業務に振り向けられるようになりました。
コメント:池田佑係長
志摩市の政策推進部に所属する池田佑係長は、今回の取り組みを通じて、「職員が今の業務を変えていこうという意識を持つことがいかに重要かを実感した」と述べています。彼は、この機会をきっかけに、介護・総合相談支援課だけでなく市全体のDX推進へとつなげていきたいと考えています。
Smart at 自治体DXとは
「Smart at 自治体DX」は、地方自治体の業務のデジタル化・効率化を目指すkintone活用の業務パッケージサービスです。60を超えるラインナップがあり、各自治体のニーズに応じた初期設定が可能で、導入された業務アプリへのサポートも基本的に提供されます。
M-SOLUTIONS株式会社について
M-SOLUTIONSは、東京都新宿区に本社を置き、「情報革命で人々を幸せに新たな価値を創造する」という理念のもと、SI事業や公共事業、プロダクト事業を展開しています。企業は2000年に設立され、地方自治体の効率向上に取り組んでいます。
まもなく公開される動画
導入事例は2025年1月8日に公開される予定で、取材インタビュー動画も併せて公開される予定です。市民にとっても、より良いサービスを享受できる良い機会となるでしょう。
この成功事例は、他の自治体にとっても大いに参考になるもので、今後のDX推進に向けた一つのモデルケースとなることが期待されています。