企業法務を支える新ツール「機密情報の活動ログ管理ガイド」が登場

新たな時代の企業法務支援ツール

法律業務が進化する中で、企業の法務部門における機密情報の管理はますます重要になっています。リーガルテック株式会社は、法務部門が機密情報を社外に共有する際の活動記録を正確に管理するための「機密情報の活動ログ管理ガイド」の提供を始めました。これにより、企業はより安全に情報を取り扱うことができるようになります。

ガイドの目的と構成

本ガイドは「リーガルテックVDR」の運用に役立つ実務資料であり、共有前、共有中、共有終了後に必要な確認事項を3つの段階に分けて整理しています。具体的には、誰がどの資料を閲覧したのか、いつログインしログアウトしたのかを記録できる基盤を提供します。これにより、情報漏洩や誤送信のリスクを軽減するための運用体制構築をサポートします。

機密情報の取り扱いにおける課題

企業間取引、共同研究、M&A、資金調達、監査、紛争対応などでは、営業秘密や顧客情報等の機密情報を外部に開示する必要がよくあります。しかし、NDA（秘密保持契約）を結ぶことやアクセス権を設定することに加えて、実際にどのように情報が扱われたかを後から確認できる体制が欠かせません。

活動ログの重要性

情報が共有された後に、誰がアクセスしたのか、何をしたのかといった情報は、問題が発生した際の調査や説明に不可欠です。特に、誤送信や不正利用の疑いが強まる状況では、
必要な記録が明確でなければ企業の信頼性や法的地位にも影響が出る可能性があります。これを受けて、ログ取得ができるだけでなく、その記録がどのように管理され、誰が確認できるのか、ログの保存期間なども含めて事前に確認しておくことが求められます。

具体的なガイドラインの内容

本ガイドでは以下のような内容が含まれています：

1. 共有前: 記録すべき情報や確認担当者を決定します。特に重要な情報においては、権限設定を担当する者と活動ログ確認担当者を分けることが推奨されます。

2. 共有中: 共有が行われる期間中は、重要な操作の確認を定期的に実施します。たとえば、ログイン状況や資料の閲覧・ダウンロードの状況をチェックすることが含まれます。

3. 共有終了時: プロジェクトや契約が終了した際には、必要なログを出力し保存することが求められ、後にアクセスを停止してからその判断を行うことが重要です。

提供するトライアルについて

リーガルテック株式会社では、現在「リーガルテックVDR」を試せるトライアルを実施しています。このトライアルを通じて、ユーザー権限の設定、ファイルのアップロード及びダウンロード、活動ログに関する確認が可能です。

活動ログの保存とその注意点

「リーガルテックVDR」において記録された活動ログは、関連するルームまたはスペースが存続している限り自動的には消去されませんが、ルームが削除されるとログも消去されるため注意が必要です。必要なログを確実に保管する体制を整えることが推奨されます。

今後の展望

営業秘密の管理における活動ログは、情報の取り扱い状況を把握するための有効な手段です。本ガイドを用いることで、企業はより安全かつ効率的に機密情報を運用することができ、安心して社外との情報共有を行うことができるでしょう。

法律を取り巻く環境が複雑化する現代において、企業が必要とする安心・安全な情報管理の実現に向けて、この新しいツールが役立つことでしょう。トライアル内容に興味がある方は、ぜひ公式サイトで確認してみてください。