業務の信頼性を向上させるTeams外線通話の運用方法とは

Teams外線通話の重要性

近年、Teamsを使った外線通話が多くの企業で一般的になっています。しかし、業務での利用が増える一方で、通話の記録方法にばらつきが見られ、特に顧客対応や重要な合意に関する通話については「言った言わない」のトラブルが懸念されています。これは業務の信頼性を脅かす要因となるため、適切な記録管理が求められます。

業務リスクと監査の観点からの必要性

Teamsを利用した通話の記録が不十分な場合、特に重要な合意が行われた場合などには、後にトラブルを招く原因となります。監査や内部統制の観点からも、記録が適切に残っていないことは大きな問題となります。録音の有無だけでなく、その録音が適切な形式で保持されているかどうかも、企業の信頼性を左右します。そこで求められるのが、監査で問われる録音内容を「確実に残す状態」にするための運用設計です。

録音の運用上の課題

Teamsの標準機能を利用した録音の運用には、開始手続きが面倒であったり、担当者の判断に依存してしまうため、録り忘れや途中での録音停止が起こりがちです。こうしたミスは普段の業務では大きな問題とされないことが多いですが、監査やトラブルの際には致命的なリスクとなりうるのです。通話の録音データが部署や用途ごとに分散され、確認や点検も手動になってしまうため、業務全体の効率も低下します。

ウェビナーを通じた解決策

このような課題に対処するために、行われるウェビナーでは、Teams外線通話に関連する「記録」「運用」「監査」の観点から重要なポイントを解説します。特に、自動録音を活用することで、録り忘れや停止といったリスクを抑える方法を提案します。具体的には、誰が、何を、どの期間、どの権限で扱うべきかという運用設計のポイントを詳しく解説し、現場でも破綻しない運用の実現を目指します。