DX時代における文書信頼性向上の鍵、タイムスタンプ活用法とは

タイムスタンプが求められる理由

デジタル化が進む現代において、重要な文書の電子化はすでに一般的な流れとなっています。しかし、単に文書を電子化して保存するだけでは、その信頼性を確保することは難しいのが現実です。特に契約書や技術文書、申請関連資料などは、必要なときにすぐ確認できないケースが多々あります。これは、部門ごとに異なる保存方法や管理ルールが原因です。

信頼性の確保が課題

企業の多くは、保存した文書の信頼性をどのように保つかを明確にしていない状況にあります。特に、改ざんが行われていないことを後から証明することは非常に困難です。そこでタイムスタンプが重要になってきます。これは、文書がいつ存在していたのか、その内容が改ざんされていないことを保証するものです。

自動化の必要性

しかし、タイムスタンプの付与を手作業で行うには大きな負担がかかります。個々の担当者に任せることで、重要文書を守るための仕組みが定着せず、管理の信頼性が損なわれることもあるのです。

DX時代の解決策

今後開催されるウェビナーでは、タイムスタンプの重要性とその自動化について詳しく解説します。具体的には、フォルダに文書を入れるだけでPDF化や振り分けができるHGPscanServPlusと、GMOが提供する認定タイムスタンプを組み合わせた具体的な方法を紹介します。こうすることで、電子化した文書の管理がより効率的かつ信頼性を持ったものになります。