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新見公立大学、経費精算システム導入で業務改革

岡山県新見市に位置する新見公立大学は、TIS株式会社が開発したクラウド型経費精算システム「Spendia」を導入しました。この取り組みは、透明性の向上と業務の効率化を目指しています。

導入の背景

1980年に設立された新見公立大学は、保健福祉に特化した教育を提供し、多くの専門職を輩出してきました。しかし、学生数の増加に伴い、経理部門では出張旅費の精算業務が増大し、業務の煩雑さが問題となっていました。教職員が自家用車で出張するケースが多く、出張先への移動に伴うガソリン代の申請は月に約100件に達することから、経理担当者1人が全てをチェックするのが困難になっていました。

従来の手続きでは、経理担当者が出張前にルートを確認し、後に報告書と照合する流れで、処理に時間がかかっていました。さらに紙の処理を行うため、承認に時間がかかることも課題でした。

「Spendia」の選定理由

新見公立大学では複数の経費精算サービスを比較した結果、TISの「Spendia」を選びました。特に、申請者が自らGoogleマップで経路を選択し走行距離を申請できる機能が大きな魅力です。これにより、経理担当者は煩雑な業務から解放され、迅速かつ正確な処理が可能になります。また、既存の財務会計システムとの連携能力も高く、データ処理がスムーズに行える点も選定の理由です。

導入プロセスとその成果

「Spendia」の導入に際しては、TISの販売パートナーである株式会社エイエイエスが新見公立大学の規定に合わせてシステム設定を行い、ワークフローを構築しました。教育機関での導入に際し、最初に使用方法についての説明会を実施し、教職員の理解を深めることに努めました。

導入後は、経理部門の業務が効率化され、教職員も新しいシステムに迅速に慣れて運用が進んでいます。新たな申請方法によって申請から承認までのプロセスが透明化され、不公平感も解消されました。これにより、経理担当者は本来の業務に専念できるようになります。

今後の展望

新見公立大学では、「Spendia」の現在の用途を旅費精算に限定せず、物品購入の経費精算にも拡大する計画も進めています。さらに、経費申請の際に研究テーマを選択できるような仕組みを導入して予算管理も強化していく方針です。TISとエイエイエスの今後の支援を受けながら、さらなる業務効率化を目指しています。

新見公立大学の事務局からは、「導入がスムーズに進んだのは、両社との密な連携のおかげです。今後も新しい技術を取り入れ、効率的な業務運営を目指していきたいと考えています」とのコメントが寄せられています。

この取り組みは、教育機関におけるデジタルトランスフォーメーション（DX）の一例として、今後も注目されることでしょう。

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