富士山羽衣マリーナがinvox導入、請求書業務の効率化を実現

富士山羽衣マリーナがinvox発行請求書を導入

富士山羽衣マリーナ株式会社は、請求書業務を効率化するため、株式会社invoxが提供する「invox発行請求書」を導入しました。これにより、郵送やFAXによる請求書送付の手作業が不要となり、少人数の組織でも業務が大幅に軽減されました。この変革によって、コストの抑制と業務の円滑化が実現しています。

導入前の課題

富士山羽衣マリーナでは、利用料やメンテナンス費用、さらには行政機関向けの請求書など、毎月約40件の請求書を作成しています。これまでの作業は、Excelで請求書を作成し、郵送やメール、FAXで送付し、業務を手作業で処理するというものでした。このため、確認箇所が多く、ミスが発生しがちでしたし、請求書を探すのにも時間を要しました。こうした苦労から、業務効率化を図るための請求書発行システム導入が必要とされました。

システム導入のポイント

新システム導入にあたり、富士山羽衣マリーナが特に重視したのは、コストと請求書のレイアウトの柔軟さです。小規模な会社としては、システムにかける費用に制限があるため、コストパフォーマンスが重要でした。また、長年付き合いのあるお客様には、従来の請求書の形式が浸透しているため、大きな変更を避けることも大切でした。

解決策としてのinvox

invoxの導入により、請求書発行業務の手間が大きく減少しました。過去には2名のスタッフが半日かけて行っていた郵送・FAX送付確認作業は、invoxの郵送代行やFAX送信機能を使うことで、瞬時に処理可能となりました。さらに、請求書のレイアウトを従来通りに保てたため、お客様からの混乱の声は一切なく、安心感を持って業務を進められるようになりました。

また、アウトソーシング先の経理業務スタッフにもinvoxの閲覧権限を与え、情報の共有がスムーズになりました。これにより、未入金の確認や請求書の開封状況も迅速に把握できるようになり、業務の管理が一層強化されました。

コストを抑えた導入の利点

invox導入に際しては、カスタマーサクセス担当者との連携があり、自社の要件に基づいた無駄のないプランを提案してもらいました。コスト抑制のための補助金の活用に関するアドバイスも受けることができ、経済的にも助けられています。担当者の対応が非常に信頼できるため、今後も関係を深めていく意向です。

今後の取り組み

現在、請求書のメール送付はまだ全体の2割にとどまっていますが、将来的には郵送の割合を減少させることを目指しています。特に個人のお客様が多いため、細かな配慮が必要ですが、新たな変化を促すためにじっくりと対応していく計画です。また、invoxでの「見積書」作成機能の実現も検討中で、電子化やシステム化を積極的に進めていく姿勢を持つ企業として、さらなる業務効率化を図っていく所存です。